Avosylin-koncernen automatiserar koncernredovisningen och hela den finansiella rapporteringen med Finadeck
Tjänst
- ~250Anställda i Finland, dessutom indirekt cirka 200 familjehemsföräldrar
- ~15Verksamhetsställen i olika regioner
- Hela FinlandRikstäckande verksamhet
- Sociala tjänsterSärskilt intensivt stödd familjevård och öppenvård inom barnskyddet
Från manuell koncernredovisning till en automatiserad helhet, i Avosylin-koncernen används Finadeck i dag även för BI-rapportering, budgetering, prognoser och förvaltning av anläggningstillgångar.
Avosylin-koncernen, som grundades 2020, har vuxit till en helhet där ekonomisk information behövs på många olika nivåer. Utöver moderbolaget består koncernen av fyra dotterbolag: Avosylin Oy, Neljä Astetta Oy, PerhehoitoKumppanit Suomessa Oy och Perhekoti Oy. Koncernens omsättning var cirka 26 miljoner euro år 2025.
Moderbolag och fyra dotterbolag · omsättning ca 26 M€ (2025)
I takt med tillväxten och den flernivåiga organisationen har även behoven av ekonomisk rapportering ökat. Koncernen, bolagen, regionerna och enskilda verksamhetsställen måste kunna granskas både var för sig och som en helhet.
Tidigare krävde detta flera olika verktyg, manuellt arbete och mycket Excel. Nu sköts samma helhet till stor del i Finadeck.
Utmaningen: manuell koncernredovisning och splittrad rapportering
Före Finadeck gjordes Avosylin-koncernens koncernredovisning manuellt. Rapporteringen skedde på flera nivåer, från koncernen ner till enskilda verksamhetsställen, vilket gjorde helheten mödosam att hantera.
Även jämförelsen mellan budget och utfall samt uppdateringen av prognoser innehöll många manuella arbetsmoment. En del av rapporteringen gjordes i Power BI och en del i Excel. Budgeten byggdes manuellt i Excel, och det var mödosamt att uppdatera prognoserna, särskilt för den interna resultatuppställningen.
Det manuella arbetet innebar samtidigt en större arbetsbörda och risk för mänskliga fel. Även färdiga rapporter distribuerades manuellt till ledningen och styrelsen via e-post.
Utmaningar fanns också i förvaltningen av anläggningstillgångar. Beräkningen av anläggningstillgångar och avskrivningsdifferenser samt budgeteringen av dem sköttes i Excel, vilket ökade både arbetsbördan och risken för fel.
Användarvänlighet, bredd och kostnadseffektivitet avgjorde jämförelsen
När Avosylin-koncernen började leta efter en lösning var målet inte bara att skaffa ett nytt verktyg för koncernredovisning. Det behövdes ett system som bredare kunde möta ekonomiledningens behov och samla de olika rapporteringsnivåerna.
I jämförelsen utmärkte sig Finadeck särskilt genom sitt moderna och lättanvända gränssnitt, sin mångsidighet och sin kostnadseffektivitet. Att licensen omfattar ett obegränsat antal användarkonton var också en betydande fördel för Avosylin: nyckelpersoner, som teamledare, kunde få tillgång till systemet utan extra kostnader när antalet användare växer.
Finadecks färdiga integrationer med de vanligaste ekonomisystemen, som Procountor, och med andra system, som tidsrapporteringsprogrammet Finago Työvuorovelho, underlättade införandet. Även information som inte nödvändigtvis fanns i något system men som skulle ingå i ledningens och styrelsens rapportering kunde föras in i Finadeck via OneDrive-integrationen.
Vi jämförde olika alternativ innan beslutet, och det var viktigt för oss att hitta en lösning som inte bara sköter ett område inom ekonomiförvaltningen. Det som övertygade oss med Finadeck var särskilt användarvänligheten, mångsidigheten och att vi kunde bygga både koncernredovisning, rapportering och planering i samma miljö.
Koncernredovisningen automatiserades och månadsbokslutet gick snabbare
Sedan Finadeck infördes har Avosylin-koncernens koncernredovisning automatiserats betydligt.
Finadeck sköter merparten av elimineringen av koncerninterna transaktioner automatiskt. Engångselimineringar, som elimineringsverifikat för interna utdelningar, och andra koncernposter kan göras via elimineringsbolagets verifikat.
Ett tydligt gränssnitt, instruktioner och ett verifieringsspår (audit trail) underlättar både den dagliga användningen och granskningen av koncernredovisningen. Revisorerna kan också vid behov granska koncernen direkt i Finadeck, där en färdig bokslutspärm och ett tydligt verifieringsspår finns tillgängliga.
En av de mest betydande fördelarna har varit avstämningsfunktionen. Med den har eventuella bokföringsfel varit lättare att upptäcka, och koncernens månadsbokslut har gått från timmars arbete till minuter. Upprättandet av bokslutet har i sin tur gått från dagar till timmar.
Avstämningsfunktionen har varit en verkligt betydande förbättring för oss. Eventuella bokföringsfel hittas mycket lättare, och tiden för månadsbokslutet har kortats från timmar till minuter. Det förändrar ganska mycket vad ekonomiförvaltningens arbetstid kan användas till.
BI-rapporteringen samlar koncernens data
Utöver koncernredovisningen har Finadeck blivit Avosylins centrala verktyg för BI-rapportering.
Vid införandet byggdes de nyckeltal och rapporter som behövs för extern och intern rapportering in i Finadeck enligt nyckelfärdig princip. När helheten väl var på plats kunde Avosylin-koncernens huvudanvändare hantera och redigera nyckeltal och bygga nya helt på egen hand, och upplevde det som enkelt. Även redigering och visualisering av rapporter är enkelt, vilket gör att rapporteringen snabbt kan utvecklas och anpassas efter aktuella behov utan att vara beroende av extern hjälp. Att kunna göra det själv ger organisationen smidighet, sparar tid och gör att förändringar och nya rapporteringsbehov kan genomföras direkt när de behövs. Vid behov finns stöd fortfarande att få från namngivna kontaktpersoner.
Finadeck samlar informationen för olika rapporteringsnivåer, så att ekonomin kan granskas på koncern-, bolags-, region- och teamnivå. Det gör uppföljningen av helheten mer enhetlig och minskar behovet av att underhålla parallella rapporteringsmodeller i olika system.
Även distributionen av rapporter är automatiserad. Ledningens och styrelsens rapporter kan skickas automatiskt från Finadeck till fastställda mottagare, och nyckelpersoner kan med egna användarkonton vid behov borra ner från rapporten ända till verifikatraderna.
Det viktiga för oss är att samma information är tillgänglig för alla och att rapporteringen har en enda sanning. Nu får ledningen och styrelsen de rapporter de behöver automatiskt, men vid behov kan man också borra ner ända till verifikatnivå.
Budgetering och prognoser flyttade från Excel till Finadeck
I dag använder Avosylin-koncernen Finadeck även för budgetering och prognoser.
Budgetar kan matas in direkt i Finadeck, olika budgetscenarier byggas och prognoser skapas och redigeras i samma miljö. Finadeck sammanställer budgetar och prognoser från enskilda verksamhetsställen till regionnivå, därifrån vidare till bolagsnivå och ända upp till koncernen.
Det har gett planeringen ett gemensamt arbetssätt. Budgetar och prognoser finns i samma miljö som utfallet, så att utfall och plan kan jämföras utan den tidigare manuella dataöverföringen.
Även verifieringsspåret för budgetar och prognoser stöder principen om en gemensam sanning: man vet var siffrorna kommer ifrån och hur de har behandlats.
I budgeteringen har en stor fördel varit att vi slapp hantera flera Excel-versioner. Budgetar och prognoser samlas nu i samma miljö och kan granskas i förhållande till utfallet. Finadeck samlar den väsentliga informationen på ett ställe, vilket hjälper oss att förutse framtiden, reagera på förändringar i tid och fatta allt bättre datadrivna beslut. Särskilt prognosernas roll kommer att bli allt viktigare under de kommande åren.
Förvaltningen av anläggningstillgångar stöder även prognoser för balansräkning och kassaflöde
En av Finadecks fördelar för Avosylin har varit att förvaltningen av anläggningstillgångar flyttade från Excel till systemet.
Med Finadecks förvaltning av anläggningstillgångar och lån kan avskrivningar på anläggningstillgångar samt lånens räntor och amorteringar beaktas även i budgetar och prognoser. Tillsammans med automatiska balansräkningssimuleringar underlättar det prognoserna för balansräkningen och ger ett bättre underlag för kassaflödesprognoser.
På så sätt blir förvaltningen av anläggningstillgångar inte en separat uppgift inom ekonomiförvaltningen utan kopplas direkt till planeringen framåt. Effekterna av investeringar, avskrivningar, lån och kassaflöde kan granskas som en del av samma helhet.
Tack vare Finadecks egna funktioner kan avskrivningsberäkningen och låneberäkningen kombineras med budgetering och prognoser, vilket stöder allt mer exakta kassaflödesprognoser.
Mindre manuellt arbete, mer tid för ekonomistyrning
Avosylin-koncernens användning av Finadeck har vuxit klart utöver det ursprungliga behovet. Lösningen söktes för att automatisera koncernredovisningen, men i dag betjänar samma plattform utöver koncernredovisningen även BI-rapportering, budgetering, prognoser och förvaltning av anläggningstillgångar.
Samtidigt har ekonomiprocesserna fått mer automation och transparens. Rapporter kan distribueras automatiskt, budgetar och prognoser från olika nivåer samlas i samma miljö och det manuella arbetet kring koncernredovisningen har minskat betydligt.
Den största fördelen med Finadeck för oss är helheten. När koncernredovisning, rapportering, förvaltning av anläggningstillgångar, budgetering och i framtiden även prognoser finns i samma miljö, bygger ekonomiplaneringen inte längre på separata Excel-filer och manuell dataöverföring. Det blir mer tid över för produktiv ekonomistyrning.
Finadeck har vuxit från ett verktyg för koncernredovisning till en heltäckande ekonomilösning för avosylin
För Avosylin sträcker sig fördelarna med Finadeck längre än enskilda funktioner. Finadeck samlar koncernens rapporteringsnivåer i en miljö, automatiserar koncernredovisningen och distributionen av rapporter och förenar budgetering, prognoser och förvaltning av anläggningstillgångar i samma helhet.
Även samarbetet med Finadeck har varit en del av det lyckade införandet. De nyckeltal och rapporter som Avosylin behövde byggdes först enligt nyckelfärdig princip, och därefter har användarna haft möjlighet att även utveckla helheten på egen hand. Vid behov får man hjälp av namngivna kontaktpersoner, och samarbetet har upplevts som smidigt.
Samarbetet med Finadeck har varit smidigt och det som har avtalats har hållits. Det avgörande för oss är att vi själva kan redigera rapporter och nyckeltal, och att systemet anpassar sig efter verksamhetens föränderliga behov.
Avosylin-koncernen & Finadeck: i korthet
Avosylin-koncernen, som grundades 2020, är en koncern med en omsättning på cirka 26 miljoner euro, där ekonomin följs upp på koncern-, bolags-, region- och teamnivå.
Utmaningar
- Manuell koncernredovisning
- Rapporteringen var uppdelad mellan Power BI och Excel
- Mödosam budgetering och uppdatering av prognoser
- Anläggningstillgångar och avskrivningsdifferenser hanterades i Excel
- Mycket manuell dataöverföring och distribution av rapporter
Lösning
- Finadeck för koncernredovisning och elimineringar
- BI-rapportering och automatiserad distribution av rapporter
- Budgetering, scenarier och prognoser i samma miljö
- Förvaltning av anläggningstillgångar och lån
- Gemensam data och verifieringsspår för olika rapporteringsnivåer
Resultat
- Månadsbokslutet gick från timmar till minuter
- Upprättandet av bokslutet gick från dagar till timmar
- Mindre manuellt arbete och lägre risk för fel
- Rapportering, budgetering och prognoser blev enhetliga
- Ekonomiledningen får mer tid för produktivt arbete
