Sallila Energia bygger en enhetlig ekonomistyrning: Finadeck säkrar historiska data vid systembytet och effektiviserar koncernens avstämningar

Sallila Energia-koncernen har utvecklat sin koncernredovisning, rapportering, budgetering och kassaflödesprognostisering med Finadeck. Härnäst får Finadeck också en central roll när dotterbolagens ekonomisystem förnyas: historiska data från Visma L7 förblir tillgängliga och jämförbara med uppgifterna i det nya ekonomisystemet. Koncernen räknar dessutom med att Finadecks nya funktion för avstämning av koncerninterna poster sparar betydande tid i månadsboksluten och vid utredning av avvikelser.

En över hundra år gammal energikoncern behöver en enhetlig bild av ekonomin

Sallila Energia-koncernen, som grundades 1914, verkar inom elproduktion, elöverföring och energitjänster. Moderbolaget Sallila Energia Oy äger Sallila Sähkönsiirto Oy helt och 70 procent av Sallila Energiapalvelut Oy. Sallila Sähkönsiirto sköter den lokala eldistributionen och Sallila Energiapalvelut erbjuder kontrollrums-, mät- och IT-tjänster.

Utgångsläget: färre hjälpkalkyler i Excel, mer flexibel rapportering

Tidigare sköttes koncernbokslut, konsolidering, budgetering, prognoser och rapportering i ett annat program. Att bygga rapporter för nya behov krävde ibland hjälp av kundtjänsten. Dotterbolagen ville utveckla uppföljningen och grupperingen av kostnadsställenas lönsamhet och göra ekonomistyrningen mer enhetlig.

Budgeteringen gjordes främst i hjälpkalkyler i Excel. Avskrivningar på anläggningstillgångar, låneräntor och amorteringar samt investeringarnas effekter krävde manuellt arbete, vilket särskilt försvårade balans- och kassaflödesprognoserna. Man ville också automatisera den redan fungerande koncernkonsolideringen ytterligare.

Finadeck förenar rapportering, budgetering och koncernredovisning

Sallila valde Finadeck, som samlar BI-rapportering, budgetering, prognoser, kassaflödesplanering och koncernbokslut i ett och samma program. Tack vare utbildningen vid införandet kan koncernen själv bygga rapporter och nyckeltal för nya rapporteringsbehov. Rapporter togs fram för koncernen, bolagen, kostnadsställena och grupper av kostnadsställen.

Kostnadsställena som importerats från Visma L7 grupperades i Finadeck, vilket gjorde lönsamhetsuppföljningen tydligare. Budgetdrivare som byggts i Finadeck gör det möjligt att budgetera resultatet direkt i programmet på kostnadsställenivå. Finadeck sammanställer budgetarna på bolags- och koncernnivå. Med uppgifter om anläggningstillgångar och lån samt simuleringar av balansposter kan man också ta fram balans- och kassaflödesprognoser och ta hänsyn till planerade investeringar och deras finansiering.

Historiska data från Visma L7 förblir jämförbara efter systembytet

Sallila Energia-koncernens dotterbolag kommer att använda Finadeck som lager för historiska data när de går över från Visma L7 till ett nytt ekonomisystem. Målet är att säkerställa att det gamla systemets räkenskapsår förblir jämförbara i rapporteringen, även på kostnadsobjektnivå.

Före övergången fyller Sallila i en Excel-tabell över konto- och kostnadsobjektrelationer. Där antecknas vad de bokföringskonton som får nya kontonummer i det nya ekonomisystemet motsvarar. Dotterbolagen definierar dessutom kostnadsobjektens motsvarigheter: vilket kostnadsobjekt i det nya systemet som motsvarar varje kostnadsobjekt i Visma L7.

Innan integrationen med det nya ekonomisystemet tas i bruk sparar Finadeck i sin databas att datakällan för de räkenskapsår som förts över till Finadeck före det första räkenskapsåret från det nya systemet är Visma L7. Därefter kopplas det nya systemets integration in och ändringarna enligt relationstabellen tillämpas på verifikationsraderna som importerats från Visma L7. På så sätt kan de gamla historiska data visas i en form som är jämförbar med den nya kontoplanen och kostnadsobjektstrukturen.

Lösningen minskar behovet av att behålla det gamla systemet enbart för rapportering av ekonomisk historik och stödjer löpande jämförelser över systemgränsen. Tidplanen för införandet och de slutliga effekterna bekräftas i samband med genomförandet.

Ny IC-avstämning utlovar betydande tidsbesparingar i månadsbokslutet

Sallila Energia-koncernen ser Finadecks nya funktion för avstämning av koncerninterna poster som en betydande möjlighet att snabba upp månadsbokslutet och hitta eventuella avvikelser effektivare än tidigare. Målet är att göra jämförelsen av poster mellan bolagen mer transparent och minska det manuella utredningsarbetet. De förväntade tidsbesparingarna är ännu inte uppmätta resultat.

I Finadeck är kontona för koncerninterna transaktioner redan inställda att elimineras automatiskt. Även verifikationerna för beräkning av minoritetsandelar skapas automatiskt när koncernstrukturen och nödvändiga inställningar är på plats. Den nya avstämningsfunktionen kompletterar helheten, särskilt i kvalitetssäkringen av månadsbokslutet.

Nyckelfärdigt införande och nästa steg

Införandet av Finadeck inleddes med en gemensam specifikation där man gick igenom konton som ska elimineras, koncernrapporter, nyckeltal, rapporteringsstruktur samt processerna för budgetering och prognoser. Finadeck levererade också de Excel-mallar som behövdes för att importera uppgifter om anläggningstillgångar och lån. När de nödvändiga bokföringarna är gjorda skapas årsredovisningens centrala rapporter i mallen för koncernbokslutet, och noterna kan kompletteras i programmet.

Fortsättningen fokuserar på en kontrollerad överföring av historiska data, på att bevara jämförbarheten vid bytet av ekonomisystem och på att ta den nya avstämningsfunktionen i bruk. Dotterbolagen har dessutom möjlighet att automatisera anläggningsredovisningen i Finadeck.

Alla gamla, välbekanta rapporter fanns i Finadeck redan från start, nyckelfärdigt, vilket gjorde införandet enkelt och smidigt. Att bygga egna rapporter har upplevts som enkelt och logiskt. Användargränssnittet är användarvänligt och driftsäkerheten är utmärkt.

Resultatet: en mer hanterbar ekonomistyrning, även i förändring

Finadeck har gjort Sallila Energia-koncernens konsolidering, rapportering, budgetering och prognoser enhetliga och automatiserade och minskat de manuella arbetsmomenten. Härnäst växer programmets roll till att bevara den ekonomiska historiken genom systembytet. Tillsammans med den nya IC-avstämningen stödjer det målet att göra ekonomins månadsprocesser smidigare och jämförelsedata tillförlitligt användbara.