Lempäälä eiendomsservice og teknologi LEKITEK Oy, et moderne, høykvalitets, pålitelig in-house selskap i lempäälä kommunekonsern

Lempäälä Eiendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy er et in-house selskap som tilhører Lempäälä kommunekonsern, ansvarlig for kommunens rengjøring, eiendomsservice, bygging, grøntområder og idrettsanleggstjenester.

Lekitek sysselsetter cirka 120 fagfolk, og omsetningen i 2022 var cirka 8,5 millioner euro.

En budsjetteringsmodell som involverer forretningsområdeledere og ambisjonen om å modernisere økonomiske planleggingsverktøy utfordret kvalitetsstandarder for økonomisk planlegging og rapportering på en ny måte

Før implementeringen av Finadeck ble rapportering, budsjettering og prognoser hos Lekitek hovedsakelig utført i Excel, hvor forretningsområdetall ble samlet fra ulike faner ved hjelp av formler. Deretter ble budsjettdata overført til økonomistyringsprogramvaren som en csv-fil.

Hver forretningsområdeleder deltok allerede i budsjettering for sitt eget forretningsområde, noe som førte til at Excel-feilmuligheten ble for stor. I prognoseprosessen ble all prognosedata dannet i Excel, slik at faktiske månedsdata for prognosemåneder ble manuelt overført fra økonomistyringsprogramvaren til Excel, som deretter ble kombinert med en prognose modifisert fra periodens budsjett.

"I tillegg til tids- og kostnadsbesparelser og heving av kvalitetsstandarder var vår ambisjon også å gi våre ansatte en positiv og moderne medarbeideropplevelse innen økonomisk planlegging," sier Samuli Solmio, CEO for Lempäälä Eiendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy.

Ferdige grensesnitt, allsidige funksjonaliteter, brukervennlighet, kostnadseffektivitet og serviceattityd med hensyn til utviklingsønsker var avgjørende

Lekitek gjennomførte en grundig analyse av flere økonomiske planleggings- og rapporteringsprogramvarealternativer før de bestemte hvilken programvare som best ville tjene deres behov.

"Vi valgte Finadeck på grunn av dens ferdigbygde grensesnitt, omfattende funksjonaliteter, tydelig implementering og prising, brukervennlighet og deres holdning til å vurdere utviklingsønsker. I tillegg fant vi at det var det mest kostnadseffektive av alle alternativer," sier Solmio.

For Lekitek veide det også at programvaren muligens i fremtiden også kunne brukes til hele Lempäälä kommunekonsernets rapportering, budsjettering, prognoseopprettelse og konsolidering.

Lekitek og Finadeck har etter implementeringen sammen planlagt noen funksjonaliteter i partnermodellen, hvorved Lekitek har fått de ønskede ekstrafunksjonalitetene i Finadeck, og samtidig har Finadeck kunnet utvikle programvaren sin til bedre å ta hensyn til kundenes behov.

For eksempel gjør budsjetterings- og prognosekommentarfunksjonen det mulig for Lekitek og andre Finadeck-kunder å kommentere budsjett- og prognoseceller samt se budsjettet og prognosene for alle forretningsområder også sentralisert.

Vi har strømlinjeformet og minst halvert tiden brukt på månedlig økonomisk planlegging og rapportering så langt

Før overgangen til Finadeck brukte Lekitek to til fire persondager i måneden på rapportering og prognoseoppdatering. Med implementeringen av Finadeck er det meste av rapporteringen automatisert, slik at forretningsområdeledere mottar sin egen forretningsområderapport via e-post månedlig. I tillegg automatiserer Lekitek ledelses- og styrerapportering med Finadeck. Når åpne regnskapsperiodedata oppdateres automatisk fra økonomistyringsprogramvaren til Finadeck hver natt, er data nesten sanntid, og det er ingen manuelle feil å frykte i rapporteringen.

Risikoen for manuelle feil og formelfeil er også eliminert i budsjetterings- og prognoseprosessen. I forbindelse med implementeringen ble det definert tilgangsrettigheter for hver forretningsområdeleder i Finadeck, slik at hver forretningsområdeleder kan redigere sin egen forretningsområdeprognose. I tillegg kan Solmio og Lempäälä Eiendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy's økonomisjef Aino-Kaisa Marttila se og redigere alle forretningsenheters budsjetter og prognoser fra en sentralisert visning.

Med faktiske data som automatisk oppdateres til prognosen, og prognosedata etter faktiske måneder allerede i Finadeck, er unødvendig manuelt Excel-arbeid med dataoverføring eliminert. I forbindelse med implementeringstreningen bygde Finadeck sammen med Lekitek en detaljert manual for budsjettering og prognoseopprettelse og -oppdatering i henhold til budsjetterings- og prognoseprosessen som Lekitek definerte, noe som gjør det lettere for hver forretningsområdeleder å oppdatere sin egen forretningsområdeprognose i Finadeck.

"Vi har strømlinjeformet og minst halvert tiden brukt på månedlig økonomisk planlegging og rapportering så langt, og vi tror at tids- og kostnadsbesparelsene vil vokse ytterligere," konstaterer Solmio.

Implementeringen gikk utmerket, og utviklingsønsker er blitt tatt i betraktning

Hos Lekitek gikk Finadeck-implementeringen utmerket, og utviklingsforslag er blitt tatt til behandling, utvikling og produksjon på en rask tidsplan som avtalt.

Etter at Lekitek tok Finadeck i bruk, er implementeringer også blitt fremmet med andre selskaper som tilhører Lempäälä kommunekonsern.

"Vi er fortsatt fornøyde med å ha valgt Finadeck som vår økonomiske planleggings- og rapporteringsprogramvare. Jeg kan varmt anbefale Finadeck og den servicen vi har mottatt til andre selskaper og kommunekonserner også," oppsummerer Solmio.