Sallila Energia bygger en helhetlig økonomistyring: Finadeck sikrer historiske data ved systembyttet og effektiviserer konsernets avstemminger

Sallila Energia-konsernet har utviklet konsernregnskapet, rapporteringen, budsjetteringen og likviditetsprognosene sine med Finadeck. Neste steg er at Finadeck også får en sentral rolle når datterselskapenes økonomisystemer fornyes: historiske data fra Visma L7 forblir tilgjengelige og sammenlignbare med dataene i det nye økonomisystemet. Konsernet forventer i tillegg at Finadecks nye funksjon for avstemming av konserninterne poster vil spare betydelig tid i månedsavslutningene og ved oppklaring av avvik.

Et over hundre år gammelt energikonsern trenger et samlet bilde av økonomien

Sallila Energia-konsernet, som ble grunnlagt i 1914, driver med strømproduksjon, strømoverføring og energitjenester. Morselskapet Sallila Energia Oy eier Sallila Sähkönsiirto Oy fullt ut og 70 prosent av Sallila Energiapalvelut Oy. Sallila Sähkönsiirto står for den lokale strømdistribusjonen, og Sallila Energiapalvelut leverer kontrollroms-, målings- og IT-tjenester.

Utgangspunktet: færre hjelpeark i Excel, mer fleksibel rapportering

Tidligere ble konsernregnskap, konsolidering, budsjettering, prognoser og rapportering håndtert i et annet program. Å bygge rapporter for nye behov krevde av og til hjelp fra kundestøtte. Datterselskapene ønsket å utvikle oppfølgingen og grupperingen av lønnsomheten per kostnadssted og gjøre økonomistyringen mer helhetlig.

Budsjetteringen ble hovedsakelig gjort i hjelpeark i Excel. Avskrivninger på anleggsmidler, renter og avdrag på lån og effektene av investeringer krevde manuelt arbeid, noe som særlig gjorde det vanskelig å lage balanse- og likviditetsprognoser. Man ønsket også å automatisere den allerede velfungerende konsernkonsolideringen ytterligere.

Finadeck samler rapportering, budsjettering og konsernregnskap

Sallila valgte Finadeck, som samler BI-rapportering, budsjettering, prognoser, likviditetsplanlegging og konsernregnskap i ett program. Med opplæringen ved innføringen kan konsernet selv bygge rapporter og nøkkeltall som dekker skiftende rapporteringsbehov. Det ble laget rapporter for konsernet, selskapene, kostnadsstedene og grupper av kostnadssteder.

Kostnadsstedene som ble importert fra Visma L7, ble gruppert i Finadeck, noe som gjorde lønnsomhetsoppfølgingen tydeligere. Budsjettdrivere bygget i Finadeck gjør det mulig å budsjettere resultatet direkte i programmet på kostnadsstednivå. Finadeck setter sammen budsjettene på selskaps- og konsernnivå. Med data om anleggsmidler og lån og simuleringer av balanseposter kan man også lage balanse- og likviditetsprognoser og ta hensyn til planlagte investeringer og finansieringen av dem.

Historiske data fra Visma L7 forblir sammenlignbare etter systembyttet

Datterselskapene i Sallila Energia-konsernet skal bruke Finadeck som lager for historiske data når de går over fra Visma L7 til et nytt økonomisystem. Målet er å sikre at data fra det gamle systemets regnskapsår forblir sammenlignbare i rapporteringen, også på kostnadsobjektnivå.

Før overgangen fyller Sallila ut et Excel-ark med konto- og kostnadsobjektrelasjoner. Der registreres hva regnskapskontoene som får nye kontonumre i det nye økonomisystemet, tilsvarer. Datterselskapene definerer i tillegg kostnadsobjektenes motstykker: hvilket kostnadsobjekt i det nye systemet som tilsvarer hvert kostnadsobjekt i Visma L7.

Før integrasjonen mot det nye økonomisystemet tas i bruk, lagrer Finadeck i databasen sin at datakilden for regnskapsårene som er overført til Finadeck før det første regnskapsåret fra det nye systemet, er Visma L7. Deretter kobles det nye systemets integrasjon inn, og endringene i relasjonstabellen brukes på posteringslinjene som er importert fra Visma L7. Slik kan de gamle historiske dataene vises i en form som er sammenlignbar med den nye kontoplanen og kostnadsobjektstrukturen.

Løsningen reduserer behovet for å holde det gamle systemet i drift bare for å rapportere økonomisk historikk, og støtter løpende sammenligning på tvers av systembyttet. Tidsplanen for innføringen og de endelige effektene bekreftes underveis i gjennomføringen.

Ny IC-avstemming lover betydelige tidsbesparelser i månedsavslutningen

Sallila Energia-konsernet ser Finadecks nye funksjon for avstemming av konserninterne poster som en betydelig mulighet til å gjøre månedsavslutningen raskere og finne eventuelle avvik mer effektivt enn før. Målet er å gjøre sammenligningen av poster mellom selskapene mer oversiktlig og redusere det manuelle oppklaringsarbeidet. De forventede tidsbesparelsene er ennå ikke målte resultater.

I Finadeck er kontoene for konserninterne transaksjoner allerede satt opp til å elimineres automatisk. Også bilagene for beregning av minoritetsinteresser dannes automatisk når konsernstrukturen og nødvendige innstillinger er på plass. Den nye avstemmingsfunksjonen utfyller denne helheten, særlig i kvalitetssikringen av månedsavslutningen.

Nøkkelferdig innføring og de neste stegene

Innføringen av Finadeck startet med en felles kartlegging der man gikk gjennom kontoene som skal elimineres, konsernrapporter, nøkkeltall, rapporteringsstruktur og prosessene for budsjettering og prognoser. Finadeck leverte også Excel-malene som trengtes for å importere data om anleggsmidler og lån. Når de nødvendige posteringene er gjort, dannes årsregnskapets sentrale oppstillinger i malen for konsernregnskapet, og notene kan fylles ut i programmet.

Videre utvikling handler om en kontrollert overføring av historiske data, om å bevare sammenlignbarheten ved byttet av økonomisystem og om å ta i bruk den nye avstemmingsfunksjonen. Datterselskapene har dessuten mulighet til å automatisere anleggsregnskapet i Finadeck.

Alle de gamle, kjente rapportene var på plass i Finadeck helt fra start, nøkkelferdig, noe som gjorde innføringen enkel og smidig. Det har vært enkelt og logisk å bygge egne rapporter. Brukergrensesnittet er brukervennlig, og driftssikkerheten er utmerket.

Resultatet: en mer håndterbar økonomistyring, også i endring

Finadeck har gjort konsolideringen, rapporteringen, budsjetteringen og prognosene i Sallila Energia-konsernet helhetlige og automatiserte, og redusert de manuelle arbeidsstegene. Neste steg er at programmets rolle utvides til å bevare den økonomiske historikken gjennom systemfornyelsen. Sammen med den nye IC-avstemmingen støtter dette målet om å gjøre økonomiens månedlige prosesser smidigere og sammenligningsdata pålitelig nyttige.