Lempäälä ejendomsservice og teknologi LEKITEK Oy, et moderne, højkvalitets, pålideligt in-house selskab i lempäälä kommunekoncern

Lempäälä Ejendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy er et in-house selskab, der tilhører Lempäälä kommunekoncern, ansvarlig for kommunens rengøring, ejendomsservice, byggeri, grønne områder og sportsfacilitetsservice.

Lekitek beskæftiger cirka 120 fagfolk, og omsætningen i 2022 var cirka 8,5 millioner euro.

En budgetteringsmodel, der involverer forretningsområdeledere og ambitionen om at modernisere økonomiske planlægningsværktøjer udfordrede kvalitetsstandarder for økonomisk planlægning og rapportering på en ny måde

Før implementeringen af Finadeck blev rapportering, budgettering og prognoser hos Lekitek hovedsageligt udført i Excel, hvor forretningsområdetal blev samlet fra forskellige faner ved hjælp af formler. Derefter blev budgetdata overført til økonomistyringssoftwaren som en csv-fil.

Hver forretningsområdeleder deltog allerede i budgettering for sit eget forretningsområde, hvilket førte til, at Excel-fejlmuligheden blev for stor. I prognoseprocessen blev al prognosedata dannet i Excel, så faktiske månedsdata for prognosemåneder blev manuelt overført fra økonomistyringssoftwaren til Excel, som derefter blev kombineret med en prognose modificeret fra periodens budget.

"Ud over tids- og omkostningsbesparelser og hævelse af kvalitetsstandarder var vores ambition også at give vores medarbejdere en positiv og moderne medarbejderoplevelse inden for økonomisk planlægning," siger Samuli Solmio, CEO for Lempäälä Ejendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy.

Færdige grænseflader, alsidige funktionaliteter, brugervenlighed, omkostningseffektivitet og serviceattitude med hensyntagen til udviklingsønsker var afgørende

Lekitek gennemførte en grundig analyse af flere økonomiske planlægnings- og rapporteringssoftwarealternativer, før de besluttede, hvilken software der bedst ville tjene deres behov.

"Vi valgte Finadeck på grund af dens færdigbyggede grænseflader, omfattende funktionaliteter, tydelig implementering og prissætning, brugervenlighed og deres holdning til at overveje udviklingsønsker. Derudover fandt vi, at det var det mest omkostningseffektive af alle alternativer," siger Solmio.

For Lekitek vejede det også, at softwaren muligvis i fremtiden også kunne bruges til hele Lempäälä kommunekoncernens rapportering, budgettering, prognoseopstilling og konsolidering.

Lekitek og Finadeck har efter implementeringen sammen planlagt nogle funktionaliteter i partnermodellen, hvorved Lekitek har fået de ønskede ekstra funktionaliteter i Finadeck, og samtidig har Finadeck kunnet udvikle sin software til bedre at tage hensyn til kundernes behov.

For eksempel gør budgetterings- og prognosekommentarfunktionen det muligt for Lekitek og andre Finadeck-kunder at kommentere budget- og prognoseceller samt se budgettet og prognoserne for alle forretningsområder også centraliseret.

Vi har strømlinet og mindst halveret den tid, der bruges på månedlig økonomisk planlægning og rapportering indtil videre

Før overgangen til Finadeck brugte Lekitek to til fire persondage om måneden på rapportering og prognoseopdatering. Med implementeringen af Finadeck er det meste af rapporteringen automatiseret, så forretningsområdeledere modtager deres eget forretningsområdes rapport via e-mail månedligt. Derudover automatiserer Lekitek ledelses- og bestyrelsesrapportering med Finadeck. Når åbne regnskabsperiodedata opdateres automatisk fra økonomistyringssoftwaren til Finadeck hver nat, er data næsten realtid, og der er ingen manuelle fejl at frygte i rapporteringen.

Risikoen for manuelle fejl og formelfejl er også elimineret i budgetterings- og prognoseprocessen. I forbindelse med implementeringen blev der defineret adgangsrettigheder for hver forretningsområdeleder i Finadeck, så hver forretningsområdeleder kan redigere sin egen forretningsområdeprognose. Derudover kan Solmio og Lempäälä Ejendomsservice og Teknologi LEKITEK Oy's økonomichef Aino-Kaisa Marttila se og redigere alle forretningsenheds budgetter og prognoser fra en centraliseret visning.

Med faktiske data, der automatisk opdateres til prognosen, og prognosedata efter faktiske måneder allerede i Finadeck, er unødvendigt manuelt Excel-arbejde med dataoverførsel elimineret. I forbindelse med implementeringstræningen byggede Finadeck sammen med Lekitek en detaljeret manual til budgettering og prognoseopstilling og -opdatering i henhold til den budgetterings- og prognoseproces, som Lekitek definerede, hvilket gør det lettere for hver forretningsområdeleder at opdatere sin egen forretningsområdeprognose i Finadeck.

"Vi har strømlinet og mindst halveret den tid, der bruges på månedlig økonomisk planlægning og rapportering indtil videre, og vi tror, at tids- og omkostningsbesparelserne vil vokse yderligere," konstaterer Solmio.

Implementeringen gik fremragende, og udviklingsønsker er blevet taget i betragtning

Hos Lekitek gik Finadeck-implementeringen fremragende, og udviklingsforslag er blevet taget til behandling, udvikling og produktion på en hurtig tidsplan som aftalt.

Efter Lekitek tog Finadeck i brug, er implementeringer også blevet fremmet med andre selskaber, der tilhører Lempäälä kommunekoncern.

"Vi er stadig tilfredse med at have valgt Finadeck som vores økonomiske planlægnings- og rapporteringssoftware. Jeg kan varmt anbefale Finadeck og den service, vi har modtaget, til andre selskaber og kommunekoncerner også," opsummerer Solmio.