Sallila Energia opbygger en ensartet økonomistyring: Finadeck sikrer historiske data ved systemskiftet og effektiviserer koncernens afstemninger

Sallila Energia-koncernen har udviklet sit koncernregnskab, sin rapportering, budgettering og likviditetsprognose med Finadeck. Som næste skridt får Finadeck også en central rolle, når datterselskabernes økonomisystemer fornyes: historiske data fra Visma L7 forbliver tilgængelige og sammenlignelige med dataene i det nye økonomisystem. Koncernen forventer desuden, at Finadecks nye funktion til afstemning af koncerninterne poster vil spare betydelig tid i månedsafslutningerne og ved udredning af afvigelser.

En over hundrede år gammel energikoncern har brug for et samlet overblik over økonomien

Sallila Energia-koncernen, der blev grundlagt i 1914, arbejder med elproduktion, eltransmission og energitjenester. Moderselskabet Sallila Energia Oy ejer Sallila Sähkönsiirto Oy fuldt ud og 70 procent af Sallila Energiapalvelut Oy. Sallila Sähkönsiirto står for den lokale eldistribution, og Sallila Energiapalvelut leverer kontrolrums-, måler- og IT-tjenester.

Udgangspunktet: færre hjælpeark i Excel, mere fleksibel rapportering

Tidligere blev koncernregnskab, konsolidering, budgettering, prognoser og rapportering håndteret i et andet program. At bygge rapporter til skiftende behov krævede til tider hjælp fra kundesupporten. Datterselskaberne ønskede at udvikle opfølgningen og grupperingen af omkostningsstedernes rentabilitet og gøre økonomistyringen mere ensartet.

Budgetteringen foregik hovedsageligt i hjælpeark i Excel. Afskrivninger på anlægsaktiver, renter og afdrag på lån samt investeringernes effekter krævede manuelt arbejde, hvilket især gjorde det svært at udarbejde balance- og likviditetsprognoser. Man ønskede også at automatisere den allerede velfungerende koncernkonsolidering yderligere.

Finadeck samler rapportering, budgettering og koncernregnskab

Sallila valgte Finadeck, som samler BI-rapportering, budgettering, prognoser, likviditetsplanlægning og koncernregnskab i ét program. Med implementeringstræningen kan koncernen selv bygge rapporter og nøgletal, der matcher skiftende rapporteringsbehov. Der blev udarbejdet rapporter for koncernen, selskaberne, omkostningssteder og grupper af omkostningssteder.

Omkostningsstederne, der blev importeret fra Visma L7, blev grupperet i Finadeck, hvilket gjorde rentabilitetsopfølgningen tydeligere. Budgetdrivere bygget i Finadeck gør det muligt at budgettere resultatet direkte i programmet på omkostningsstedsniveau. Finadeck samler budgetterne på selskabs- og koncernniveau. Med data om anlægsaktiver og lån samt simuleringer af balanceposter kan der også udarbejdes balance- og likviditetsprognoser, hvor planlagte investeringer og deres finansiering tages i betragtning.

Historiske data fra Visma L7 forbliver sammenlignelige efter systemskiftet

Sallila Energia-koncernens datterselskaber vil bruge Finadeck som lager for historiske data, når de går fra Visma L7 til et nyt økonomisystem. Målet er at sikre, at data fra det gamle systems regnskabsår forbliver sammenlignelige i rapporteringen, også på omkostningsobjektniveau.

Før skiftet udfylder Sallila et Excel-ark med konto- og omkostningsobjektrelationer. Her registreres, hvad de bogføringskonti, der får nye kontonumre i det nye økonomisystem, svarer til. Datterselskaberne definerer desuden omkostningsobjekternes modstykker: hvilket omkostningsobjekt i det nye system der svarer til hvert omkostningsobjekt i Visma L7.

Inden integrationen til det nye økonomisystem tages i brug, gemmer Finadeck i sin database, at datakilden for de regnskabsår, der er overført til Finadeck før det første regnskabsår fra det nye system, er Visma L7. Derefter aktiveres det nye systems integration, og ændringerne i relationstabellen anvendes på posteringslinjerne, der er importeret fra Visma L7. På den måde kan de gamle historiske data vises i en form, der er sammenlignelig med den nye kontoplan og omkostningsobjektstruktur.

Løsningen mindsker behovet for at holde det gamle system kørende alene for at rapportere økonomisk historik og understøtter løbende sammenligning på tværs af systemskiftet. Tidsplanen for implementeringen og de endelige effekter bekræftes undervejs i projektet.

Ny IC-afstemning lover betydelige tidsbesparelser i månedsafslutningen

Sallila Energia-koncernen ser Finadecks nye funktion til afstemning af koncerninterne poster som en betydelig mulighed for at gøre månedsafslutningen hurtigere og finde eventuelle afvigelser mere effektivt end før. Målet er at gøre sammenligningen af poster mellem selskaberne mere gennemsigtig og mindske det manuelle udredningsarbejde. De forventede tidsbesparelser er endnu ikke målte resultater.

I Finadeck er kontiene for koncerninterne transaktioner allerede sat op til at blive elimineret automatisk. Også bilagene til beregning af minoritetsinteresser dannes automatisk, når koncernstrukturen og de nødvendige opsætninger er på plads. Den nye afstemningsfunktion supplerer denne helhed, især i kvalitetssikringen af månedsafslutningen.

Nøglefærdig implementering og de næste skridt

Implementeringen af Finadeck begyndte med en fælles specifikation, hvor man gennemgik de konti, der skal elimineres, koncernrapporter, nøgletal, rapporteringsstruktur samt processerne for budgettering og prognoser. Finadeck leverede også de Excel-skabeloner, der skulle bruges til at importere data om anlægsaktiver og lån. Når de nødvendige posteringer er foretaget, dannes årsrapportens centrale opgørelser i skabelonen til koncernregnskabet, og noterne kan suppleres i programmet.

Den videre udvikling fokuserer på en kontrolleret overførsel af historiske data, på at bevare sammenligneligheden ved skiftet af økonomisystem og på at tage den nye afstemningsfunktion i brug. Datterselskaberne har desuden mulighed for at automatisere anlægsbogføringen i Finadeck.

Alle de gamle, velkendte rapporter var i Finadeck fra allerførste dag, nøglefærdigt, hvilket gjorde implementeringen nem og smidig. Det har føltes nemt og logisk at bygge egne rapporter. Brugerfladen er brugervenlig, og driftssikkerheden er fremragende.

Resultatet: en mere håndterbar økonomistyring, også i forandring

Finadeck har gjort Sallila Energia-koncernens konsolidering, rapportering, budgettering og prognoser ensartede og automatiserede og har mindsket de manuelle arbejdstrin. Som næste skridt udvides programmets rolle til at bevare den økonomiske historik gennem systemfornyelsen. Sammen med den nye IC-afstemning understøtter det målet om at gøre økonomiens månedlige processer mere smidige og sammenligningsdata pålideligt anvendelige.