Siipiweikot: ett unikt familjeföretag inom restaurangbranschen från tammerfors

Siipiweikot är ett restaurang- och såstillverkningsföretag från Tammerfors som har vuxit från en enskild entreprenör till ett familjeföretag med flera egna restauranger och ett rikstäckande såsmärke. Företaget grundades 2009 när entreprenören Timo Pakkala startade sin restaurangverksamhet med ett lån från sin far.

Under de första verksamhetsåren fokuserade verksamheten på restaurangbranschen. På grund av Siipiweikot-såsens stora popularitet började såsen säljas även till andra restauratörer. Med tiden har populariteten för såsförsäljning vuxit år efter år, och idag kan såsen köpas inte bara från Siipiweikots nätbutik utan också från nästan varje livsmedelsbutik.

Siipiweikot är nu ett riksbekant familjeföretag som sysselsätter cirka 50 personer. Företaget har för närvarande fyra egna restauranger i Tammerforsregionen. Dessutom har de två franchiserestauranger, och i framtiden är det avsett att franchiseverksamheten ska expanderas ytterligare. Såsverksamheten stöder egen användning och tillverkar produkter för försäljning till företagskunder, företaget har hundratals företagskunder i Finland och några utomlands.

"Ingen information uppdaterades någonstans och det var den största utmaningen"

Anniina Patteri, affärskontrollant på Siipiweikot, säger att företaget hade flera bra program i bruk i åratal. Men att manuellt sammanställa data från olika program för rapportering och planering började bli tråkigt när verksamheten växte till en viss nivå. När ingen av programvaran kommunicerade smidigt med varandra måste hämtning och kombination av data från flera program göras manuellt.

Värdefull arbetstid spenderades på att kombinera, beräkna och uppdatera data. Felrisken från manuellt arbete var betydande. Innan varje månadsmöte sammanställdes data dagligen, och att kombinera och beräkna data kunde ta en dag och ibland en annan.

"Ingen information uppdaterades någonstans och det var den största utmaningen. Sådant arbete var också långsamt och därför dyrt. Data var aldrig aktuell, och om ett fel uppträdde någonstans var det tidskrävande och besvärligt att kontrollera saken," säger Patteri.

Därför beslutade företaget att det var dags att utforska moderna lösningar som skulle vara integrerbara med varandra.

Automatisering ger betydande besparingar till finansiella och löneadministrationsprocesser samt affärsplanering och rapportering

Efter att ha undersökt alternativ valde Siipiweikot Procountor som sin ekonomistyrningsprogramvara. För rapportering, budgetering och prognoser valdes Finadeck, genom vars färdiga integrationer all nödvändig data automatiskt kan hämtas från Procountor, Restolution och Työvuorovelho. Efter att ha sett programvarans funktionaliteter var det klart att Procountor och Finadeck möjliggör automatisering av tidigare manuella arbetssteg.

"Vi gillade de möjligheter dessa program möjliggjorde. Till exempel i Procountor kan olika prislistor och produkter sparas bakom kunder, vilket gör ekonomistyrningen riktigt smidig," noterar Patteri.

Tidigare var problemet programvaruinkompatibilitet, så nu ville de investera i integrationer och automatiskt dataflöde. Särskilt integrationer mellan Procountor och Finadeck med kassasystemet Restolution och tidsspårningsprogramvaran Työvuorovelho är viktiga.

"Genom smidiga integrationer är dataflödet snabbt och framför allt tillförlitligt. Vi kan köra all data vi behöver direkt i Finadeck. Med dess hjälp är rapporteringen i realtid och stöder oss i beslutsfattande," gläds Patteri.

Kassasystemintegrationer möjliggör också smidig övervakning av intäkter och andra nyckeltal, så data behöver inte väntas på till slutet av nästa månad som tidigare. Med nätbutiksintegrationen sker faktureringen också automatiskt, så antalet arbetssteg har sjunkit radikalt.

Eftersom företaget har flera platser och olika affärsverksamheter är övervakningmångfald viktigt. Till exempel är kostnadsställeövervakning och restaurangövervakning viktiga så att du kan se hur olika restauranger går i termer av finansiella och operativa mått som intäkter och marginaler per arbetad timme. Dessutom spelar restaurangspecifik produkt- och produktgruppsförsäljningsövervakning en viktig roll.

Fördelarna med nya system är också synliga i restaurangerna. Data som anges i Työvuorovelho överförs direkt till Procountor lönehantering, så restaurangchefer kan lita på att löner och lönespecifikationer är korrekta. Tidigare måste data kontrolleras flera gånger och anges manuellt. Detta sparar arbetstid och nerver på många punkter.

"Finadeck har verkligen gjort rapporteringen mycket lättare när du kan få allt du behöver med ett par klick"

Finadeck har hjälpt företaget mycket genom aktuell rapportering. Företagets VD har också berömt att ett effektivt och modernt rapporteringsverktyg har gett mycket konkret hjälp till beslutsfattande.

"Finadeck har verkligen gjort rapporteringen mycket lättare när du kan få marginaler från olika tidsperioder med ett par klick och enkelt jämföra dem. Dessutom görs mycket budgetövervakning, och Finadecks vy är verkligen tydlig för detta eftersom du kan få nödvändig data sida vid sida. Allt vi har tänkt att fråga har lyckats i Finadeck," berömmer Patteri.

Finadecks kundservice får också toppbetyg. "Jag ger kundservice fullt 10+, eftersom du alltid får ett svar och den hjälp du behöver. Dessutom åtgärdas eventuella buggar direkt, så kunden tas verkligen väl om hand," tackar Patteri.

Med Finadecks hjälp kan utvecklingen av företagets och restaurangernas ekonomi, operativa mått och försäljning bekvämligt övervakas. Alla KPI:er är snabbt och i realtid tillgängliga med Finadeck som konverterar data som hämtats genom integrationer från Procountor, Restolution och Työvuorovelho till ett lättförståeligt format. Skillnaden från tidigare Excel-gymnastik är enorm.

Finadeck har också gjort budgetering och prognoser enklare

Utöver historisk datarapportering använder Siipiweikot Finadeck även för budgetering och prognoser. När man driver en multirestaurangsenhet tar prognoser en viktig roll. Var och när behövs anställda och hur ska resurser fördelas. Även frågor som var och hur framtida investeringar kommer att finansieras kommer upp då och då. Med Finadecks hjälp kan beräkningar förberedas smidigt och rapporter kan drillas ner till operativ nivå. Rapporter levererade till e-post underlättar också tidigt informationsinhämtning.

"Det var viktigt för oss att vyer kunde anpassas för varje användare med sin egen informationsnivå. Vissa vill ha mer detaljer och mått, medan andra inte drar nytta av dem," noterar Patteri.

Siipiweikot har utformat och byggt övervakningsrapporter med restaurangchefer, varvid restaurangchefer får all data de vill ha på samma rapport. Dessutom kan restaurangchefer drilla ner i siffror direkt från sina egna vyer. På samma sätt har en anpassad vy skapats för kundchefen så att de enkelt kan övervaka försäljning. Med Finadecks hjälp kan olika människors nivå av finansiell kunskap stödjas.

Moderna och lättanvända lösningar hjälper entreprenörer

Implementering av nya verktyg gick smidigt på Siipiweikot. "Implementering av Finadeck och Procountor var enkelt och tog inte mycket tid. Till exempel var överföring av kund- och produktregister enkelt och snabbt, men att rensa data tar alltid sin egen tid. Men det är inte svårt för en entreprenör eftersom samarbetet med redovisningsföretaget går smidigt," säger Anniina.

Enligt Anniinas erfarenhet var Finadecks introduktionsutbildning riktigt bra eftersom det hjälpte att förstå hur verktyget fungerar. Nu är det lätt för dem att fortsätta öva i praktiken. Anniina har byggt sammansatta KPI:er och rapportmallar huvudsakligen självständigt efter utbildningen. Du kan göra mycket själv i Finadeck och lära dig och förstå programvaran bättre samtidigt. Finadeck kan anpassas enligt egna behov, och hjälp finns alltid tillgänglig när det behövs.

Anniina säger att hon gärna rekommenderar Procountor och Finadeck även till andra företag inom restaurangbranschen. I framtiden kommer Siipiweikots nya franchiseentreprenörer att få ett färdigt paket. Patteri ser att fördelen med den nuvarande lösningen är att den passar inte bara ekonomistyrningsspecialister utan också utmärkt för någon för vilken ekonomistyrningsvärlden är okänd.

"Med Procountor och Finadeck kan de fokusera på sin egen expertis och att driva restaurangen," avslutar Anniina.