Haminan Energia effektiviserer budsjettering, rapportering og konsernregnskap med Finadeck

Haminan Energia-konsernet, som inkluderer Haminan Energia Oy, Haminan Kaukolämpö Oy og Haminan Sähköverkko Oy, er et lokalt energiselskap hvis virksomhet hovedsakelig består av elnettdrift og fjernvarmedrift i Hamina-området.

Haminan Energia Oy vedlikeholder områdets fjernvarmenett, som har seks hovedproduksjonsanlegg og to separate nett som leverer cirka 50 GWh energi årlig til cirka 2 300 brukere tilknyttet nettet. Haminan Energia-konsernet sysselsetter 23 personer i Finland, og omsetningen i 2025 vil være cirka 10,8 millioner euro.

De siste årene har konsernet investert betydelig i digitalisering og utvikling av operasjonelle prosesser. Spesielt etter bedriftsoppkjøpet i slutten av oktober 2024 har konsernet søkt å finne digitale verktøy og driftsprosesser egnet for den nye bedriftsenheten, Finadeck har vært et nøkkelverktøy i dette, hvis implementering har strømlinjeformet og optimalisert konsernets økonomistyring og ledelsesrapporteringspraksis.

Automatisering av rapportering sparer tid og gir nøyaktighet

Med involvering av kapitalfondet Capman Infra ønsket Haminan Energia-konsernet å automatisere sine konsoliderings- og rapporteringsprosesser og spesielt strømlinjeforme den kontinuerlige utviklingen av rapportering. I tillegg skulle budsjetterings- og prognoseprosesser forbedres. Tidligere hadde konsoliderings- og rapporteringsprosessen blitt automatisert med annen programvare, men med nye rapporteringskrav var opprettelse av styrerapporter fortsatt en manuell og tidkrevende prosess.

I tillegg ble det arbeidskrevende å redegjøre for virkningen av anleggsmiddelavskrivninger, lånerenter, avdrag og investeringer i budsjetter og prognoser, ettersom den tidligere programvaren ikke hadde omfattende verktøy for forvaltning av anleggsmidler og lån eller investeringsplanlegging.

Automatisk oppdaterte rapporter sikrer rettidig informasjonsdeling til ledelse og styre, uten manuelt arbeid

Med Finadeck rapporterer Haminan Energia Oy nå månedlig til ledelse og styre ikke bare finansielle nøkkeltall, men i fremtiden også viktige operasjonelle målinger som solgte megawatt-timer (MWh). Alle nødvendige integrasjoner ble bygget innen et par uker før den faktiske implementeringen, hvoretter data oppdateres til Finadeck automatisk under nattkjøringen. KPI-beregningsformlene og rapportmalene bygget på nøkkelferdig basis under implementeringstreningen er enkle å tilpasse og oppdatere, noe som gjorde implementeringen smidig og muliggjør også selvbetjent bygging av nye nøkkeltall og rapporter for mulige fremtidige behov. Automatisk oppdaterte rapporter sikrer at ledelse og styre har rettidig informasjon for beslutningstaking og eliminerer muligheten for manuelle feil ved bygging av nøkkeltall og rapporter. Finadecks visuelle rapporter muliggjør en raskt forståelig oversikt over utviklingen av konsernets ulike selskaper og forretningsenheter.

Budsjettering og prognoser: datadrevet planlegging

En av de mest betydningsfulle fordelene med Finadeck for Haminan Energia har vært dets omfattende og fleksible budsjetterings- og prognoseverktøy, som muliggjør planlegging av drift, investeringer og finansiering på en enkelt plattform.

Budsjettering av anleggsmidler: planlegging for investeringer

I et energiselskaps drift er investeringer i nett, produksjonsanlegg og andre anleggsmidler betydelige og pågående. Finadeck gir muligheten til å budsjettere og spore disse investeringene tydelig adskilt, men samtidig som en del av det totale budsjettet. Anskaffelser av anleggsmidler, avskrivninger og påvirkning på kontantstrøm og resultat er enkle å modellere og oppdatere.

Lånestyring og finansieringsplanlegging: forutsigbarhet og transparens

Konsernets finansieringsstruktur, eksisterende lån og nye finansieringsbehov kan modelleres og budsjetteres nøyaktig i Finadeck. Lånerentekostnader, nedbetalingsplaner og nye finansieringsarrangementer er inkludert i prognoser og kontantstrømoppstillinger, noe som betydelig forbedrer konsernets økonomiske planleggingsevne.

Konsernregnskap og årsregnskap smidig

Med Finadeck skjer eliminering av konserninterne transaksjoner, konsolidering og utarbeidelse av konsernregnskap sentralt og pålitelig. Dette reduserer risikoen for feil og fremskynder regnskapsprosessen betydelig.

Nøkkelferdig implementering: rask, smidig og klar til bruk

Finadecks implementering ble utført på nøkkelferdig basis, hvor systemet ble bygget klart basert på spesifikasjoner avledet fra Haminan Energias prosesser og behov:

• Konserninterne transaksjonskontoer ble listet for å sette dem opp for eliminering i Finadeck, og nødvendige elimineringsbokføringer ble lagt inn i Finadeck av Haminan Energia-konsernets regnskapspartner Azets
• Ledelses- og styrerapporter samt finansielle og operasjonelle nøkkeltall ble definert og opprettet under implementeringstreningen
• Budsjetterings- og prognoseprosesser ble modellert i henhold til konsernets struktur og ledelsesmessige behov
• Anleggsmiddel- og lånedata ble importert til systemet ved hjelp av importmaler uten manuelt arbeid
• Implementeringstrening ga organisasjonen kompetanse og evner til å bygge rapportering selvstendig i fremtiden (nøkkeltall, rapportstrukturer osv.)

Resultater: mer tid til analyse, bedre beslutningstaking

Med Finadeck har Haminan Energia-konsernet fått et fastere grep om økonomistyringen. Budsjettering av anleggsmidler og lån, operasjonell rapportering og konsolidering på konsernnivå er nå i samme verktøy, visuelt, transparent og i sanntid.