Siipiweikkos vej fra florida til tampere

Siipiweikkos historie begyndte i 1984 fra Pompano Beach i Florida. En lokal wingrestaurant blev anbefalet til Tampere-restauratøren Pekka Yli-Houhala på en madrejse. Smagen af wings erobrede ham. Under rejsen nød de wings dagligt i sydlig varme efter den første smagning. I Finland blev wings dog ikke værdsat på det tidspunkt, hvorfor ideen om at åbne en wingrestaurant først virkede tvivlsom, men pilottests i hans egen restaurant beviste fordomme forkerte. I 1993 blev den første Siipiweikot-restaurant grundlagt på Aleksanterinkatu i Tampere, hvor den første Siipiweikot-restaurant stadig er.

I de første år fokuserede forretningen på restaurantbranchen. Med den store succes af Siipiweikkos sauce begyndte de også at sælge sauce til andre restauratører. Over tid er saucesalgets popularitet vokset år for år, og nu kan saucen købes ikke kun i Siipiweikkos onlinebutik, men også i næsten alle dagligvarebutikker.

Siipiweikot er nu en landsdækkende kendt familievirksomhed, der beskæftiger omkring 50 personer. Virksomheden har i øjeblikket fire egne restauranter i Tampere-regionen. Derudover har de to franchiserestauranter, og i fremtiden planlægger de at udvide franchiseforretningen yderligere. Sauceforretningen understøtter eget brug og producerer produkter til salg til erhvervskunder, virksomheden har hundredvis af erhvervskunder i Finland og derudover nogle få i udlandet.

"Ingen data blev opdateret nogen steder, og det var den største udfordring"

Anniina Patteri, Siipiweikkos Business Controller, fortæller, at virksomheden i årevis har haft mange gode softwareprogrammer i brug. At samle data fra forskellige softwareprogrammer til blandt andet rapportering og planlægning manuelt begyndte dog at blive trættende, da forretningen voksede til et bestemt niveau. Da ingen software kommunikerede problemfrit med hinanden, måtte datahentning og -kombination fra mange forskellige programmer gøres manuelt.

Værdifuld arbejdstid gik med at kombinere, beregne og opdatere data. Risikoen for fejl på grund af manuelt arbejde var betydelig. Før hvert månedsmøde blev data samlet dagligt, og datakombination og beregning kunne tage en dag og nogle gange endnu en.

"Ingen data blev opdateret nogen steder, og det var den største udfordring. Denne type arbejde var også langsomt og kostede derfor meget. Dataene var aldrig opdaterede, og hvis der var en fejl et sted, var det tidskrævende og besværligt at kontrollere", fortæller Patteri.

Derfor besluttede virksomheden, at det var tid til at udforske moderne løsninger, der kunne integreres med hinanden.

Automatisering giver betydelige besparelser i økonomi- og lønprocesser samt forretningsplanlægning og rapportering

Efter at have kortlagt alternativer besluttede Siipiweikot at vælge Procountor som deres økonomistyringssoftware. Til rapportering, budgettering og forecasting blev Finadeck valgt, hvis færdige integrationer automatisk henter alle nødvendige data fra Procountor, Restolution og Työvuorovelho. Efter at have set softwarens funktionaliteter var det klart, at Procountor og Finadeck muliggør automatisering af tidligere manuelle arbejdstrin.

"Vi kunne godt lide de muligheder, disse softwareprogrammer muliggjorde. For eksempel kan forskellige prislister og produkter gemmes bag kunder i Procountor, hvilket gør økonomistyring virkelig smidig", bemærker Patteri.

Tidligere var problemet softwareinkompatibilitet, så nu ønskede de at investere i integrationer og automatisk dataflow. Især integrationerne mellem Procountor og Finadeck med kassesystemet Restolution og tidsregistreringssoftwaren Työvuorovelho er vigtige.

"Med smidige integrationer er dataflowet hurtigt og frem for alt pålideligt. Vi kan køre alle de data, vi har brug for, direkte ind i Finadeck. Det gør rapportering realtid og understøtter os i beslutningstagning", glæder Patteri sig.

Kassesystemintegrationer muliggør også smidig omsætnings- og anden nøgletalsovervågning, så data behøver ikke ventes til slutningen af næste måned som tidligere. Webshopintegration gør også fakturering automatisk, så antallet af arbejdstrin er faldet drastisk.

Da virksomheden har flere lokationer og forskellige forretningsområder, er overvågningsfleksibilitet vigtig. For eksempel er omkostningsstedsovervågning og restaurantovervågning vigtige for at se, hvordan forskellige restauranter klarer sig med hensyn til finansielle og operationelle nøgletal såsom omsætning og marginer pr. arbejdstime. Derudover er restaurantspecifik produkt- og produktgruppesalgsovervågning vigtig.

Fordelene ved de nye systemer ses også i restauranterne. Data indtastet i Työvuorovelho overføres direkte til Procountors løn, så restaurantledere kan stole på, at lønninger og lønsedler er korrekte. Tidligere måtte data kontrolleres flere gange og indtastes manuelt. Dette sparer arbejdstid og nerver mange steder.

"Finadeck har gjort rapportering meget lettere, da et par klik henter alt, hvad der er nødvendigt"

Finadeck har hjulpet virksomheden meget gennem realtidsrapportering. Virksomhedens CEO har også rost, at det effektive og moderne rapporteringsværktøj har bragt meget konkret hjælp til beslutningstagning.

"Finadeck har gjort rapportering meget lettere, da et par klik henter marginer fra forskellige tidsperioder, og de kan nemt sammenlignes. Vi laver også meget budgetopfølgning, og Finadecks visning er virkelig klar til dette, fordi de nødvendige data kan vises side om side. Alt, hvad vi har tænkt på at spørge om, er lykkedes i Finadeck", roser Patteri.

Finadecks kundeservice får også topkarakterer. "Jeg giver kundeservice en fuld 10+, da man altid får svar og den nødvendige hjælp. Eventuelle bugs rettes også med det samme, så kunden bliver virkelig godt taget hånd om", takker Patteri.

Med Finadeck kan virksomhedens og restauranternes økonomi, operationelle målinger og salgudvikling overvåges nemt. Alle nøgletal er hurtigt og i realtid tilgængelige, da Finadeck konverterer data hentet gennem integrationer fra Procountor, Restolution og Työvuorovelho til et letforståeligt format. Forskellen fra tidligere Excel-gymnastik er enorm.

Finadeck har også gjort budgettering og forecasting lettere

Ud over historisk datarapportering bruger Siipiweikot også Finadeck til budgettering og forecasting. Når man driver flere restauranter, bliver forudsigelse vigtig. Hvor og hvornår der er brug for medarbejdere, og hvordan ressourcer skal allokeres. Spørgsmål som hvor og hvordan fremtidige investeringer vil blive finansieret, opstår også fra tid til anden. Med Finadeck kan beregninger udarbejdes smidigt, og rapporter kan drilles ned til operationelt niveau. E-mail-rapporter hjælper også med rettidig informationsadgang.

"Det var vigtigt for os, at visninger kunne tilpasses for hver bruger med data på deres eget niveau. Nogle ønsker mere detaljerede detaljer og nøgletal, mens andre ikke har gavn af det", bemærker Patteri.

Siipiweikot har designet og bygget restaurantovervågningsrapporter sammen med restaurantledere, så restaurantledere får alle de data, de ønsker, på den samme rapport. Derudover kan restaurantledere drille sig ned i tal direkte fra deres egne visninger. På samme måde er en visning oprettet for kundekontochefen, så de nemt kan overvåge salg. Med Finadeck kan man understøtte forskellige personers finansielle vidensniveau.

Moderne og brugervenlige løsninger hjælper iværksætteren

Implementeringen af nye værktøjer gik problemfrit for Siipiweikot. "Implementeringen af Finadeck og Procountor var let og tog næsten ingen tid. For eksempel var import af kunde- og produktregistre let og hurtigt, men dataoprydning tager selvfølgelig altid sin tid. Det er dog ikke svært for iværksætteren, da arbejdet med revisionsfirmaet går glat", fortæller Anniina.

Finadecks implementeringstræning var efter Anniinas erfaring virkelig god, da det hjalp med at forstå, hvordan værktøjet fungerer. Nu er det nemt for dem at fortsætte med at lære i praksis. Anniina har faktisk bygget sine egne kombinerede nøgletal og rapportskabeloner efter træningen hovedsageligt selvstændigt. I Finadeck kan man gøre meget selv og samtidig lære og forstå softwaren bedre. Finadeck kan tilpasses efter egne behov, og hjælp er altid tilgængelig, når det er nødvendigt.

Anniina fortæller, at hun med glæde anbefaler Procountor og Finadeck til andre virksomheder i restaurantbranchen også. I fremtiden vil Siipiweikkos nye franchiseentreprenører få en færdig pakke. Patteri ser, at fordelen ved den nuværende løsning er, at den ud over økonomistyringsspecialisten også passer godt til en person, for hvem økonomistyringsverden er fremmed.

"Med Procountor og Finadeck kan de fokusere på deres egen ekspertise og restaurantdrift", konkluderer Anniina.