Denna budgeteringsguide förklarar vilka fem delbudgetar ett företag behöver bygga för att skapa en omfattande, tydlig och enkelt justerbar kassaprognos. Guidens syfte är också att klargöra vad en budget består av, hur den byggs och hur den bör hanteras.
Två ishockeylag siktar på OS om tre år. Det ena laget bestämmer sig för att inte förbereda sig och kallar spelarna direkt till tävlingarna. Det andra laget bestämmer sig för att börja förbereda sig direkt genom att kalla nyckelspelare till laget omedelbart. Dessutom bestämmer sig detta lag för att rotera spelare genom kvartalsvis träningsläger för att få bästa känslan för ett välspelande lag, mäta spelarnas utveckling och engagera spelarna.
Vilket lag tror du har lättare att justera sin träning när de märker att något inte fungerar som förväntat? Vilket lag har lättare att lära sig av misstag? Vilka spelares tror du är mer motiverade under de tre årens träningsperiod? Vilket lag kan lära oss mer om lönsam verksamhet?
Delbudgetar
Lagets träningsprogram och målresultaten i slutet av programmet för olika områden är jämförbara med ett företags delbudgetar. Att jämföra resultat med regelbundet gjorda delbudgetar hjälper till att förstå vad som är möjligt att uppnå och vad verkligheten är.
Det vanligaste sättet att skapa delbudgetar är att dela upp dem i försäljning, rörliga kostnader, marknadsföringskostnader, fasta kostnader och investeringar. Från helheten av delbudgetar kan en kassaprognos sammanställas, genom vilken företaget och dess intressenter kan se utvecklingen av företagets kassaposition.
Låt oss börja med delbudgetar.
1. Försäljningsbudget
Det finns inget enda rätt sätt att göra en försäljningsbudget, eftersom faktorer som påverkar försäljningsbudgeten är bransch- och företagsspecifika.
Till exempel kan en maskinverkstad som tillverkar hydraulcylindrar basera sin försäljningsprognos huvudsakligen på köpuppskattningar från kunder, föregående räkenskapsårs utfall och förväntad tillväxt. Ett mjukvaruföretag kan däremot forma sin försäljningsbudget baserat på historiska försäljningssiffror och bevisad tillväxt.
Trots att det inte finns något enda rätt sätt att göra en försäljningsbudget är skapandet av en realistisk försäljningsbudget ett av de viktigaste stegen i budgeteringen. Anledningen är att andra delbudgetar ofta är nära kopplade till försäljningsbudgeten, och utan en realistisk försäljningsbudget kan ett företag lätt hamna i en kassakris när utgifterna växer sig större än inkomsterna.
Dessutom kan en realistiskt gjord försäljningsbudget användas som en del av målsättning och belöning, vilket hjälper företagets personal att dra åt samma håll.
2. Budget för rörliga kostnader
Rörliga kostnader i budgetering avser huvudsakligen kostnader relaterade till den tjänst eller produkt som säljs, samt rörliga lönekostnader. Oftast förbereds budgeten för rörliga kostnader baserat på försäljningsbudgeten.
Tuotanto- ja valmistusyritykset: I produktions- och tillverkningsföretag inkluderar rörliga kostnader till exempel material, förnödenheter och energi som behövs för produkttillverkning, vars förbrukning ofta är direkt proportionell mot förbrukningen av sålda produkter.
Kaupan alan yritykset: I detaljhandelsföretag inkluderar rörliga kostnader ofta inköpskostnader för sålda produkter inklusive leveranskostnader.
Palveluyritykset: För tjänsteföretag är andelen rörliga kostnader av försäljningen naturligtvis ofta mindre än i produktions- eller detaljhandelsföretag. Till exempel för transportföretag inkluderar rörliga kostnader däck- och underhållskostnader samt bränslekostnader.
3. Marknadsföringsbudget
Marknadsföringskostnader avser alla kostnader planerade för marknadsföring. Marknadsföringskostnader är klokt att dela upp på månadsnivå på grund av säsongsvariationer och kassaprognoser, eftersom marknadsföringsinvesteringar också vanligtvis varierar säsongsvis.
4. Budget för fasta kostnader
Fasta kostnader avser kostnader som inte beror på de produkter eller tjänster som företaget säljer. Dessa inkluderar hyra samt fasta löner och relaterade sociala avgifter och periodiseringar.
Vid budgetering av löner är det bra att också uppmärksamma sociala avgifter samt semesterlöneskulder och semesterersättningsperiodiseringar, så att de inte kommer som en överraskning.
Exempel: Ett företag betalar säljare 3 000 euro per månad. Sociala avgifter uppgår till cirka 20% (600€/månad). Semester intjänas med 2,5 dagar per månad. Semesterlöneskuldsavsättning är cirka 360€/månad och semesterersättning 150€/månad. Totalt att budgetera är 4 100€/månad/person.
5. Investeringsbudget
Investeringar avser förvärv av immateriella eller materiella tillgångar som förväntas generera intäkter för företaget vanligtvis i mer än 12 månader.
Till exempel kan Maskinverkstad AB beräkna att investera 250 000 € i en ny traverskran, varav de planerar att finansiera 150 000 € med banklån och resterande 100 000 € från sin egen kassa.
Innan en investering genomförs är det klokt att verifiera att företagets kassa kommer att klara egenfinansieringsandelen och eventuell låneåterbetalning. Detta är möjligt när företaget har upprättat en realistisk budget.
Budgetscenarier
Om något oväntat negativt inträffar kan företaget hamna i en kassakris. Därför rekommenderar vi att bygga alternativa planer i förväg.
För huvudbudgeten som sammanställts från delbudgetar är det klokt att göra best case- och worst case-scenarier utöver det neutrala scenariot. De hjälper till att förbereda sig för oväntade situationer.
Prognoser
För att lyckas måste ett företag lära sig av sina misstag och optimera sin verksamhet. Tack vare prognoser kan den återstående perioden uppdateras för att motsvara rådande situation och nödvändiga åtgärder planeras i god tid.
Genom att skapa kortare prognoser parallellt med årsbudgeten kan företaget följa den ekonomiska situationens utveckling mer noggrant och reagera snabbare.
Uppifrån-ned och nedifrån-upp budget
Budgetprocessen i företag leds vanligtvis antingen uppifrån och ned eller nedifrån och upp. I den första modellen sätter företagsledningen ekonomiska mål som levereras till den operativa nivån.
I en mer delaktig modell går man åt andra hållet. Om varje säljare själv fick budgetera sin kommande periods försäljning skulle budgeten vara nedifrån-upp-styrd.
Uppföljning av utfall
Att jämföra resultat- och balansräkningsutfall med manuellt gjorda budgetar blir snabbt arbetskrävande. Ett populärt alternativ är ekonomistyrningsprogramvara där utfallet uppdateras automatiskt.
Uppföljning av utfall har gjorts så enkelt att vem som helst klarar det. Budget och dess avvikelser kan snabbt läsas av i koncisa visuella grafer och diagram.
