Två spjutkastare som har passerat 75-metersgränsen siktar på OS som ska hållas om tre år. Herr A siktar på att passera den magiska 90-metersgränsen senast i hemmatävlingen som hålls en månad före OS. Herr B:s huvudmål är exakt detsamma, men dessutom specificerar han års-, kvartals- och månadsmål. För att uppnå delmålen skapar Herr B ett detaljerat träningsprogram med sin tränare.
Vilken spjutkastare tror du har lättare att justera sin träning när de märker att något inte fungerar som förväntat? Vilken idrottare har lättare att lära sig av misstag? Vem tror du är mer motiverad under träningssäsongen? Från vilken idrottare kunde vi lära oss mer om lönsam affärsverksamhet?
I den här artikeln skapar jag en illustrativ översikt över budgeten, ett av företagets viktigaste verktyg. Du lär dig vad en budget består av, hur den byggs upp och hur den bör hanteras.
Delbudgetar
Spjutkastares träningsprogram är en metafor för företagets delbudgetar. Delbudgetar bygger helhetsbilden och hjälper till att förstå vad som är möjligt att uppnå och vilka realiteterna är.
Det vanligaste sättet att skapa delbudgetar är att dela upp dem i försäljning, rörliga kostnader, marknadsföringskostnader, fasta kostnader och investeringar. Från helheten av delbudgetar sammanställs en kassaflödesanalys och utvecklingen av företagets kassa granskas.
Så låt oss börja med delbudgetarna.
1. Försäljningsbudget
Exempelföretag X:s huvudverksamhet är mjukvaruförsäljning, som beror på antalet säljare. Försäljningspriset för en mjukvara är 50 €/månad. Varje säljare förväntas sälja tjugo mjukvaror per månad från september till maj och tio mjukvaror per månad från juni till augusti. Om företaget för närvarande har tre säljare och verksamheten startar i januari, ser försäljningsbudgeten ut som resultatet nedan.
2. Budget för rörliga kostnader
Rörliga kostnader i budgetering avser huvudsakligen kostnader relaterade till den sålda tjänsten eller produkten. Direkta rörliga kostnader är ofta inköp relaterade till tjänsten eller produkten. I vårt exempel antar vi att företaget köper mjukvaran för återförsäljning till 20 €/månad. Rörliga kostnader kan således uppskattas baserat på såld mjukvara.
3. Marknadsföringsbudget
Marknadsföringskostnader avser specifikt alla kostnader planerade för marknadsföring. Marknadsföringskostnader är bekväma att dela upp på månadsbasis på grund av säsongsvariationer och kassaprognoser. Vårt exempelföretag investerar mest i Google-annonsering från september till maj.
4. Budget för fasta kostnader
Fasta kostnader avser kostnader som inte beror på de produkter eller tjänster företaget säljer. Dessa inkluderar fast lön, relaterade personalkostnader och periodiseringar. Låt oss anta att företaget betalar säljare en lön på 3 000 € per månad enligt anställningsavtalet. Varje anställd tjänar in 2,5 semesterdagar per månad.
5. Investeringsbudget
Investeringar avser att allokera pengar till immateriella eller materiella tillgångar som förväntas generera intäkter för företaget vanligtvis i mer än 12 månader. I vårt exempel köpte företaget kvalitetsdatorer till säljarna redan i början av januari, vilka beräknas hålla i mer än tre år. Anskaffningskostnaden för datorerna var totalt 10 000 €, och en avskrivningssats på 25 % godkänd av skattemyndigheten för maskiner och utrustning tillämpas.
Budgetscenarier
Som de mest observanta redan har märkt är vårt exempelföretags kassa ganska ansträngd innan verksamheten går break-even. Om något negativt överraskande skulle inträffa under det första verksamhetsåret, skulle företaget troligen vara i en kassalikviditetskris. Omvänt, om något positivt överraskande skulle inträffa, är det värt att förbereda sig för det också. För huvudbudgeten som förberetts från delbudgetarna är det förnuftigt att skapa best och worst case-scenarier utöver det neutrala scenariot. De hjälper till att förbereda sig för oväntade situationer.
Prognoser
Precis som vilken spjutkastare som helst måste ett företag också lära sig av sina misstag och optimera sin verksamhet för att lyckas. Föreställ dig att det efter de första tre månaderna verkar som att årsbudgeten kommer att överskridas eller underskridas. Tack vare prognoser kan den återstående perioden uppdateras för att matcha den aktuella situationen och nödvändiga åtgärder kan planeras i god tid.
Genom att skapa kortfristiga prognoser vid sidan av årsbudgeten kan företaget alltså övervaka utvecklingen av sin finansiella situation närmare och reagera snabbare. Årsbudgeten bör dock behållas som den är för att utvärdera uppnåendet av större milstolpar.
Hur
Top-down och bottom-up budgetering
Budgetförberedelse i företag leds vanligtvis antingen uppifrån och ner eller nerifrån och upp. I det förra sätter företagsledningen finansiella mål, operativa mål och mätetal, som levereras till den utförande parten. I den senare, mer deltagande modellen, går riktningen åt andra hållet.
Om varje säljare i företaget kunde budgetera sin egen försäljning för den kommande perioden, skulle budgeten vara nerifrån och upp. För att uppmuntra säljare kunde företaget skapa ett kostnadsställe för varje i redovisningen, varifrån säljaren enkelt kunde se sin budgetprestanda och uppdatera sina prognoser efter behov.
Uppföljning av utfall och jämförelse med budget och prognoser
Att jämföra den faktiska resultaträkningen och balansräkningen med manuellt förberedda budgetar blir snabbt arbetskrävande och frustrerande. Ett populärt alternativ är de senaste programvarorna för ekonomistyrning och rapportering, där utfall automatiskt uppdateras i programvaran.
Uppföljning av utfall har gjorts så enkel att den kan göras av alla med åtkomsträttigheter. Budgeten och dess avvikelser kan snabbt läsas från koncisa visuella grafer och diagram.
Vissa programvaror för ekonomistyrning och rapportering erbjuder också företag möjligheten att anpassa ett gränssnitt skräddarsytt för deras specifika behov. Genom det kan till exempel ledningen med en blick övervaka varje säljares försäljning och bruttomarginaler samt de viktigaste nyckeltalen för företagets verksamhet.
Finadeck hjälper med budgetering
Finadecks AI-drivna SaaS-programvara är utformad för att hjälpa företag med konsolidering, resultat- och balansbudgetar och prognoser, kassaflödesprognoser och BI-rapportering.
