To spydkastere som har passert 75-metersgrensen sikter mot OL som skal holdes om tre år. Herr A sikter mot å passere den magiske 90-metersgrensen senest i hjemmestevnet en måned før OL. Herr B sitt hovedmål er nøyaktig det samme, men i tillegg spesifiserer han års-, kvartals- og månedsmål. For å oppnå delmålene lager Herr B et detaljert treningsprogram med sin trener.
Hvilken spydkaster tror du har lettere for å justere treningen sin når de legger merke til at noe ikke fungerer som forventet? Hvilken utøver har lettere for å lære av feil? Hvem tror du er mer motivert i treningssesongen? Fra hvilken utøver kunne vi lære mer om lønnsom virksomhet?
I denne artikkelen lager jeg en illustrerende oversikt over budsjettet, ett av selskapets viktigste verktøy. Du vil lære hva et budsjett består av, hvordan det bygges, og hvordan det bør håndteres.
Delbudsjetter
Spydkasterens treningsprogram er en metafor for selskapets delbudsjetter. Delbudsjetter bygger det store bildet og hjelper til med å forstå hva som er mulig å oppnå og hva realitetene er.
Den vanligste måten å lage delbudsjetter på er å dele dem inn i salg, variable kostnader, markedsføringskostnader, faste kostnader og investeringer. Fra helheten av delbudsjetter sammenstilles en kontantstrømoppstilling og utviklingen av selskapets kontanter undersøkes.
Så la oss starte med delbudsjettene.
1. Salgsbudsjett
Eksempelselskap X sin hovedvirksomhet er programvaresalg, som avhenger av antall selgere. Salgsprisen for en programvare er 50 €/måned. Hver selger forventes å selge tjue programvarer per måned fra september til mai og ti programvarer per måned fra juni til august. Hvis selskapet for øyeblikket har tre selgere og driften starter i januar, ser salgsbudsjettet ut som resultatet nedenfor.
2. Budsjett for variable kostnader
Variable kostnader i budsjettering refererer hovedsakelig til kostnader knyttet til den solgte tjenesten eller produktet. Direkte variable kostnader er ofte innkjøp knyttet til tjenesten eller produktet. I vårt eksempel antar vi at selskapet kjøper programvaren for videresalg til 20 €/måned. Variable kostnader kan dermed estimeres basert på solgt programvare.
3. Markedsføringsbudsjett
Markedsføringskostnader refererer spesifikt til alle kostnader planlagt for markedsføring. Markedsføringskostnader er praktiske å dele opp på månedsbasis på grunn av sesongvariasjoner og kontantprognoser. Vårt eksempelselskap investerer mest i Google-annonsering fra september til mai.
4. Budsjett for faste kostnader
Faste kostnader refererer til kostnader som ikke avhenger av produktene eller tjenestene selskapet selger. Disse inkluderer fast lønn, relaterte personalkostnader og periodiseringer. La oss anta at selskapet betaler selgere en lønn på 3 000 € per måned i henhold til arbeidskontrakten. Hver ansatt opptjener 2,5 feriedager per måned.
5. Investeringsbudsjett
Investeringer refererer til allokering av penger til immaterielle eller materielle eiendeler som forventes å generere inntekter for selskapet vanligvis i mer enn 12 måneder. I vårt eksempel kjøpte selskapet kvalitetsdatamaskiner til selgerne allerede i begynnelsen av januar, som anslås å vare i mer enn tre år. Anskaffelseskostnaden for datamaskinene var totalt 10 000 €, og en avskrivningssats på 25 % godkjent av skattemyndighetene for maskiner og utstyr anvendes.
Budsjettscenarier
Som de mest observante allerede har lagt merke til, er vårt eksempelselskaps kontanter ganske anstrengt før driften går i break-even. Hvis noe negativt overraskende skulle skje i det første driftsåret, ville selskapet sannsynligvis være i en likviditetskrise. Omvendt, hvis noe positivt overraskende skulle skje, er det verdt å forberede seg på det også. For hovedbudsjettet utarbeidet fra delbudsjettene gir det mening å lage best og worst case-scenarier i tillegg til det nøytrale scenariet. De hjelper med å forberede seg på uventede situasjoner.
Prognoser
Akkurat som enhver spydkaster må et selskap også lære av sine feil og optimalisere driften sin for å lykkes. Forestill deg at det etter de første tre månedene ser ut som årsbudsjettet vil bli overskredet eller underprestert. Takket være prognoser kan den gjenværende perioden oppdateres for å matche den nåværende situasjonen og nødvendige tiltak kan planlegges i god tid.
Ved å lage kortsiktige prognoser ved siden av årsbudsjettet kan selskapet dermed overvåke utviklingen av sin økonomiske situasjon tettere og reagere raskere. Årsbudsjettet bør imidlertid beholdes som det er for å evaluere oppnåelsen av større milepæler.
Hvordan
Top-down og bottom-up budsjettering
Budsjettforberedelse i selskaper ledes vanligvis enten top-down eller bottom-up. I førstnevnte setter selskapsledelsen økonomiske mål, operasjonelle mål og målinger, som leveres til den utførende parten. I sistnevnte, mer deltakende modell, går retningen den andre veien.
Hvis hver selger i selskapet kunne budsjettere sitt eget salg for den kommende perioden, ville budsjettet være bottom-up. For å oppmuntre selgere kunne selskapet opprette et kostnadssenter for hver i regnskapet, hvorfra selgeren enkelt kunne se sin budsjettytelse og oppdatere sine prognoser etter behov.
Oppfølging av faktiske tall og sammenligning med budsjett og prognoser
Å sammenligne den faktiske resultatregnskapet og balansen med manuelt utarbeidede budsjetter blir raskt arbeidskrevende og frustrerende. Et populært alternativ er de nyeste programvarene for økonomistyring og rapportering, der faktiske tall automatisk oppdateres i programvaren.
Oppfølging av faktiske tall er gjort så enkel at det kan gjøres av alle med tilgangsrettigheter. Budsjettet og dets avvik kan raskt leses fra konsise visuelle grafer og diagrammer.
Noen programvarer for økonomistyring og rapportering tilbyr også selskaper muligheten til å tilpasse et grensesnitt skreddersydd til deres spesifikke behov. Gjennom det kan for eksempel ledelsen med et blikk overvåke hver selgers salg og bruttomarginer samt de viktigste nøkkeltallene for selskapets virksomhet.
Finadeck hjelper med budsjettering
Finadecks AI-drevne SaaS-programvare er designet for å hjelpe selskaper med konsolidering, resultat- og balansebudsjetter og prognoser, kontantstrømprognoser og BI-rapportering.
