Kaksi 75 metrin rajan ylittänyttä keihäänheittäjää tähtää kolmen vuoden päästä järjestettäviin olympialaisiin. Herra A tavoittelee maagisen 90 metrin rajan ylittämistä viimeistään kuukautta ennen olympialaisia järjestettävässä kotikisassa. Herra B:n päätavoite on täsmälleen sama, mutta sen lisäksi hän erittelee vuosi-, neljännesvuosi- ja kuukausitasoiset välitavoitteet. Välitavoitteet saavuttaakseen Herra B laatii valmentajansa kanssa tarkan harjoitusohjelman.
Kumman keihäänheittäjän on mielestäsi helpompi säätää harjoitteluaan huomatessaan, ettei jokin toimi odotetusti? Kumman urheilijan on helpompi oppia tehdyistä virheistä? Kumman uskot olevan harjoituskaudella motivoituneempi? Kummalta urheilijalta voisimme oppia enemmän kannattavasta liiketoiminnasta?
Tässä artikkelissa luon havainnollistavan katsauksen budjettiin, yhteen yrityksen tärkeimmistä työkaluista. Opit mistä budjetti koostuu, kuinka se rakennetaan ja miten sitä kannattaa hallita.
Osabudjetit
Keihäänheittäjän harjoitusohjelma on vertaus yrityksen osabudjeteista. Osabudjetit rakentavat ison kuvan ja auttavat hahmottamaan, mitä on mahdollista saavuttaa ja mitkä ovat realiteetit.
Yleisin tapa luoda osabudjetit on jakaa ne koskemaan myyntiä, muuttuvia kustannuksia, markkinoinnin kuluja, kiinteitä kustannuksia ja investointeja. Osabudjettien kokonaisuudesta kootaan kassavirtalaskelma ja tarkastellaan yrityksen kassan kehittymistä.
Aloitetaan siis osabudjeteista.
1. Myyntibudjetti
Esimerkkiyritys X:n pääliiketoiminta on ohjelmiston myynti, joka on riippuvainen myyjien lukumäärästä. Yhden ohjelmiston myyntihinta on 50 € / kk. Yhden myyjän odotetaan myyvän kaksikymmentä ohjelmistoa kuukaudessa syys-toukokuussa ja kymmenen ohjelmistoa kuukaudessa kesä-elokuussa. Mikäli yrityksellä on tällä hetkellä kolme myyjää ja toiminta startataan tammikuussa, näyttää myyntibudjetti yksinkertaisuudessa alla olevan tuloksen mukaiselta.
2. Muuttuvien kustannusten budjetti
Muuttuvilla kustannuksilla tarkoitetaan budjetoinnissa pääasiassa myytävään palveluun tai tuotteeseen liittyviä kustannuksia. Välittömiä muuttuvia kustannuksia ovat usein palveluun tai tuotteeseen liittyvät ostot. Esimerkissämme oletamme, että yritys ostaa ohjelmiston jälleenmyytäväksi hintaan 20 € / kk. Muuttuvat kustannukset voidaan siis arvioida myytävien ohjelmistojen perusteella.
3. Markkinoinnin budjetti
Markkinoinnin kustannuksilla tarkoitetaan nimenomaisesti kaikkia markkinointiin suunniteltuja kustannuksia. Markkinoinnin kustannukset ovat kausivaihteluiden sekä kassan ennustamisen takia kätevää jakaa kuukausitasolle. Esimerkkiyrityksemme panostaa Google-mainontaan eniten syys-toukokuussa.
4. Kiinteiden kustannusten budjetti
Kiinteillä kustannuksilla viitataan kustannuksiin, jotka eivät riipu yrityksen myymistä tuotteista tai palveluista. Niitä ovat muun muassa kiinteä palkka, siihen liittyvät henkilösivukulut ja jaksotukset. Oletetaan, että yritys maksaa myyjille palkkaa työsopimuksen mukaan 3000 euroa kuukaudessa. Lomia kullekin työntekijälle kertyy 2,5 päivää kuukaudessa.
5. Investointibudjetti
Investoinneilla tarkoitetaan rahan kohdentamista aineettomiin tai aineellisiin hyödykkeisiin, joiden odotetaan tuottavan tuloa yritykselle yleensä yli 12 kuukauden ajan. Esimerkissämme yritys on ostanut myyjille heti tammikuun alussa laadukkaat tietokoneet, joiden arvioidaan kestävän käytössä yli kolme vuotta. Tietokoneiden hankintahinta on ollut yhteensä 10 000 €, ja niihin sovelletaan verottajan hyväksymää kone- ja kalustoerään sovellettavaa 25:n menojäännöspoistoprosenttia.
Budjettiskenaariot
Kuten tarkkasilmäisimmät jo huomasivat, käy esimerkkiyrityksemme kassa melko tiukalla ennen toiminnan breikkaamista tuotolliseksi. Mikäli jotain negatiivisesti yllättävää tulisi eteen ensimmäisenä toimintavuotena, yritys olisi todennäköisesti kassakriisissä. Mikäli puolestaan jotain positiivisesti yllättävää tulisi eteen, siihenkin kannattaa varautua. Osabudjeteista laaditun pääbudjetin osalta onkin järkeenkäypää tehdä neutraalin skenaarion lisäksi best ja worst case -skenaariot. Ne auttavat varautumaan yllättäviin tilanteisiin.
Ennusteet
Kuten kenen tahansa keihäänheittäjän, myös yrityksen on menestyäkseen opittava virheistään ja optimoitava toimintaansa. Kuvitellaan, että ensimmäisen kolmen kuukauden jälkeen näyttää siltä, että vuosibudjetti tullaan ylittämään tai alittamaan. Ennusteiden ansiosta jäljellä oleva kausi voidaan päivittää vastaamaan vallitsevaa tilannetta ja tarvittavat toimenpiteet suunnitella hyvissä ajoin.
Luomalla vuosibudjetin rinnalle lyhyemmän aikavälin ennusteet, yritys voi siis seurata taloudellisen tilan kehittymistä tarkemmin ja reagoida nopeammin. Vuosibudjetti tosin kannattaa säilyttää sellaisenaan, jotta voidaan arvioida suurempien välitavoitteiden toteumaa.
Miten
Ylhäältä alaspäin ja alhaalta ylöspäin johdettu budjetti
Budjetin tekeminen johdetaan yrityksissä tavallisesti joko ylhäältä alaspäin tai alhaalta ylöspäin. Ensiksi mainitussa yrityksen johto asettaa taloudelliset tavoitteet, operatiiviset tavoitteet ja mittariston, jotka toimitetaan suorittavalle taholle. Jälkimmäisessä, osallistavammassa mallissa kuljetaan toiseen suuntaan.
Mikäli yrityksen jokainen myyjä saisi itse budjetoida tulevalle kauden oman myyntinsä, olisi budjetti alhaalta ylöspäin johdettu. Kannustaakseen myyjiä yritys voisi luoda kustakin kustannuspaikan kirjanpitoon, josta myyjä voisi helposti tarkastella budjettinsa toteutumista ja päivittää ennusteitaan tarpeen mukaan.
Toteuman seuranta ja vertaaminen budjettiin sekä ennusteisiin
Tuloslaskelman ja taseen toteuman vertaaminen käsin tehtyihin budjetteihin käy nopeasti työlääksi ja turhauttavaksi. Suosittuna vaihtoehtona ovat uusimmat talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmistot, joissa toteuma päivittyy ohjelmistoon automaattisesti.
Toteuman seurannasta on pyritty tekemään niin vaivatonta, että se onnistuu keneltä tahansa, joilla on siihen käyttöoikeudet. Budjetti sekä sen erot ovat nopeasti luettavissa ytimekkäistä visuaalisista graafeista ja kuvaajista.
Osa talousjohtamisen ja raportoinnin ohjelmistoista tarjoaa yrityksille myös mahdollisuuden räätälöidä juuri omiin tarpeisiin sopivan käyttöliittymän. Sen kautta esimerkiksi johto voi yhdellä silmäyksellä seurata kunkin myyjän myyntiä ja myyntikatteita sekä yrityksen liiketoiminnalle tärkeimpiä tunnuslukuja.
Finadeck auttaa budjetoinnissa
Finadeckin AI-pohjaiset SaaS-ohjelmistot on suunniteltu helpottamaan yrityksiä konsolidoinnissa, tulos- ja tasebudjettien ja ennusteiden teossa, kassavirtaennusteiden teossa sekä BI-raportoinnissa.
