Tässä budjetointioppaassa kerrotaan mitkä viisi osabudjettia yrityksen tulee rakentaa muodostaakseen kattavan, selkeän ja helposti säädettävän kassaennusteen. Oppaan tarkoitus on myös selkeyttää ajatusta siitä, mistä budjetti koostuu, kuinka se rakennetaan ja miten sitä kannattaa hallita.
Kaksi jääkiekkojoukkuetta tähtää kolmen vuoden päästä järjestettäviin olympialaisiin. Toinen joukkueista päättää olla valmistautumatta ja kutsuu pelaajat suoraan kisoihin. Toinen joukkueista päättää puolestaan aloittaa valmistautumisen saman tien kutsumalla avainpelaajat joukkueeseen saman tien. Lisäksi tämä joukkue päättää kierrättää pelaajia vuosineljänneksittäin järjestettävillä harjoituspelileireillä saadakseen parhaan tuntuman hyvin yhteen pelaavasta joukkueesta, mitatakseen pelaajien kehittymistä, ja sitouttaakseen pelaajat yhteen.
Kumman joukkueen on mielestäsi helpompi säätää harjoitteluaan huomatessaan, ettei jokin toimi odotetusti? Kumman joukkueen on helpompi oppia tehdyistä virheistä? Kumman joukkueen pelaajien uskot olevan kolmen vuoden harjoituskaudella motivoituneempia? Kummalta joukkueelta voisimme oppia enemmän kannattavasta liiketoiminnasta?
Osabudjetit
Joukkueen harjoitusohjelma ja harjoitusohjelman lopussa olevien testien tavoitetulokset eri osa-alueita koskien ovat verrattavissa yrityksen osabudjetteihin. Tulosten vertaaminen tasaisin väliajoin tehtyihin osabudjetteihin auttaa hahmottamaan, mitä on mahdollista saavuttaa ja mitkä ovat realiteetit.
Yleisin tapa luoda osabudjetit on jakaa ne koskemaan myyntiä, muuttuvia kustannuksia, markkinoinnin kuluja, kiinteitä kustannuksia ja investointeja. Osabudjettien kokonaisuudesta saadaan koottua kassaennuste, jonka kautta yrityksen ja sen sidosryhmien on mahdollista tarkastella yrityksen kassan kehittymistä.
Aloitetaan siis osabudjeteista.
1. Myyntibudjetti
Yhtä oikeaa tapaa tehdä myyntibudjettia ei ole olemassa, sillä myyntibudjettiin vaikuttavat tekijät ovat toimiala- ja yrityskohtaisia.
Esimerkiksi hydrauliikkasylintereita valmistava konepaja voi tehdä myyntiennusteensa pääasiassa asiakkailta saatujen ostoarvioiden, edellisen tilikauden toteuman ja ennustetun kasvun perusteella. Ohjelmistopuolen yritys voi puolestaan muodostaa myyntibudjettinsa historian myyntilukuihin ja todennettuun kasvuun perustuen.
Siitä huolimatta, että myyntibudjetin teossa ei ole olemassa yhtä ja oikeaa tapaa, realistisen myyntibudjetin tekeminen on yksi tärkeimmistä vaiheista budjetoinnissa. Syynä tähän on, että muut osabudjetit ovat usein tiiviissä yhteydessä myyntibudjettiin ja ilman realistista myyntibudjettia yritys ajautuu helposti kassakriisiin menojen kasvaessa tuloja suuremmiksi.
Lisäksi realistisesti tehtyä myyntibudjettia voidaan hyödyntää osana tavoitteiden asetannassa sekä palkitsemisessa, jonka avulla yrityksen henkilöstö saadaan puhaltamaan samaan hiileen.
2. Muuttuvien kustannusten budjetti
Muuttuvilla kustannuksilla tarkoitetaan budjetoinnissa pääasiassa myytävään palveluun tai tuotteeseen liittyviä kustannuksia sekä muuttuvia palkkakustannuksia. Useimmiten muuttuvien kustannusten budjetti laaditaan myyntibudjettiin pohjaten.
Tuotanto- ja valmistusyritykset: Tuotanto- ja valmistusyrityksissä muuttuviin kustannuksiin luetaan esimerkiksi tuotteiden valmistukseen tarvittavat materiaalit, tarvikkeet sekä energia, joiden kulutus on usein suoraan verrannollinen myytyjen tuotteiden kulutukseen.
Kaupan alan yritykset: Kaupan alan yrityksissä muuttuviin kustannuksiin lukeutuu usein puolestaan myytyjen tuotteiden ostokustannukset toimituskuluineen.
Palveluyritykset: Palveluita tuottavilla yrityksillä muuttuvien kustannusten osuus myynnistä on luonnollisesti usein pienempi kuin tuotanto- tai kaupan yrityksissä. Esimerkiksi kuljetusalan yrityksillä muuttuviin kustannuksiin lukeutuu rengas- ja huoltokustannukset sekä polttoainekustannukset.
3. Markkinoinnin budjetti
Markkinoinnin kustannuksilla tarkoitetaan kaikkia markkinointiin suunniteltuja kustannuksia. Markkinoinnin kustannukset ovat kausivaihteluiden sekä kassan ennustamisen takia fiksua jakaa kuukausitasolle, sillä useimmiten myös markkinointipanostukset vaihtelevat kausittain.
4. Kiinteiden kustannusten budjetti
Kiinteillä kustannuksilla viitataan kustannuksiin, jotka eivät riipu yrityksen myymistä tuotteista tai palveluista. Niitä ovat muun muassa vuokra sekä kiinteät palkat ja niihin liittyvät henkilösivukulut ja jaksotukset.
Palkkoja budjetoidessa on hyvä kiinnittää huomiota myös henkilösivukuluihin sekä lomapalkkavelkojen ja lomaltapaluurahan jaksotukseen, jotta ne eivät pääse yllättämään.
Esimerkki: Yritys maksaa myyjille palkkaa 3000 euroa kuukaudessa. Henkilösivukuluja tulee maksettavaksi noin 20% (600€/kk). Lomia kertyy 2,5 päivää kuukaudessa. Lomapalkkavelkavaraus on noin 360€/kk ja lomaltapaluuraha 150€/kk. Yhteensä budjetoitavaa on siis 4100€/kk/henkilö.
5. Investointibudjetti
Investoinneilla tarkoitetaan aineettomiin tai aineellisiin hyödykkeiden hankintoja, joiden odotetaan tuottavan tuloa yritykselle yleensä yli 12 kuukauden ajan.
Esimerkiksi Konepaja Oy voi laskea investoivansa uuteen hallinosturiin 250 000 €, josta se kaavailee rahoittavansa 150 000 € pankkilainalla ja lopun 100 000 € omasta kassastaan.
Ennen investoinnin toteuttamista on järkeenkäypää tarkastaa, että yrityksen kassa tulee kestämään omarahoitusosuuden sekä mahdollisen lainan takaisinmaksun. Tämä on mahdollista, kun yritykselle on laadittu realistinen budjetti.
Budjettiskenaariot
Mikäli jotain negatiivisesti yllättävää tulee eteen, yritys voi ajautua kassakriisiin. Tämän vuoksi suosittelemme rakentamaan vaihtoehtoisia suunnitelmia etukäteen.
Osabudjeteista laaditun pääbudjetin osalta on järkeenkäypää tehdä neutraalin skenaarion lisäksi best case ja worst case -skenaariot. Ne auttavat varautumaan yllättäviin tilanteisiin.
Ennusteet
Yrityksen on menestyäkseen opittava virheistään ja optimoitava toimintaansa. Ennusteiden ansiosta jäljellä oleva kausi voidaan päivittää vastaamaan vallitsevaa tilannetta ja tarvittavat toimenpiteet suunnitella hyvissä ajoin.
Luomalla vuosibudjetin rinnalle lyhyemmän aikavälin ennusteet, yritys voi seurata taloudellisen tilan kehittymistä tarkemmin ja reagoida nopeammin.
Ylhäältä alas ja alhaalta ylös johdettu budjetti
Budjetin tekeminen johdetaan yrityksissä tavallisesti joko ylhäältä alaspäin tai alhaalta ylöspäin. Ensiksi mainitussa yrityksen johto asettaa taloudelliset tavoitteet, jotka toimitetaan suorittavalle taholle.
Osallistavammassa mallissa kuljetaan toiseen suuntaan. Mikäli jokainen myyjä saisi itse budjetoida tulevan kauden oman myyntinsä, olisi budjetti alhaalta ylöspäin johdettu.
Toteuman seuranta
Tuloslaskelman ja taseen toteuman vertaaminen käsin tehtyihin budjetteihin käy nopeasti työlääksi. Suosittuna vaihtoehtona ovat talousjohtamisen ohjelmistot, joissa toteuma päivittyy automaattisesti.
Toteuman seuranta on tehty niin vaivattomaksi, että se onnistuu keneltä tahansa. Budjetti sekä sen erot ovat nopeasti luettavissa ytimekkäistä visuaalisista graafeista ja kuvaajista.
