To spydkastere, der har krydset 75-meter-grænsen, sigter mod OL, der skal afholdes om tre år. Hr. A sigter mod at krydse den magiske 90-meter-grænse senest ved hjemmestævnet en måned før OL. Hr. B's hovedmål er nøjagtigt det samme, men derudover specificerer han års-, kvartals- og månedsmål. For at nå delmålene laver Hr. B et detaljeret træningsprogram med sin træner.
Hvilken spydkaster tror du har lettere ved at justere sin træning, når de bemærker, at noget ikke fungerer som forventet? Hvilken atlet har lettere ved at lære af fejl? Hvem tror du er mere motiveret i træningssæsonen? Fra hvilken atlet kunne vi lære mere om rentabel forretning?
I denne artikel skaber jeg et illustrativt overblik over budgettet, et af virksomhedens vigtigste værktøjer. Du lærer, hvad et budget består af, hvordan det bygges op, og hvordan det bør håndteres.
Delbudgetter
Spydkasterens træningsprogram er en metafor for virksomhedens delbudgetter. Delbudgetter bygger det store billede og hjælper med at forstå, hvad der er muligt at opnå, og hvad realiteterne er.
Den mest almindelige måde at oprette delbudgetter på er at opdele dem i salg, variable omkostninger, markedsføringsomkostninger, faste omkostninger og investeringer. Fra helheden af delbudgetter sammenfattes en pengestrømsopgørelse, og udviklingen af virksomhedens likviditet undersøges.
Så lad os starte med delbudgetterne.
1. Salgsbudget
Eksempelvirksomhed X's hovedforretning er softwaresalg, som afhænger af antallet af sælgere. Salgsprisen for en software er 50 €/måned. Hver sælger forventes at sælge tyve softwareprodukter pr. måned fra september til maj og ti softwareprodukter pr. måned fra juni til august. Hvis virksomheden i øjeblikket har tre sælgere, og driften starter i januar, ser salgsbudgettet ud som resultatet nedenfor.
2. Budget for variable omkostninger
Variable omkostninger i budgettering refererer hovedsageligt til omkostninger relateret til den solgte tjeneste eller det solgte produkt. Direkte variable omkostninger er ofte indkøb relateret til tjenesten eller produktet. I vores eksempel antager vi, at virksomheden køber softwaren til videresalg til 20 €/måned. Variable omkostninger kan således estimeres baseret på solgt software.
3. Markedsføringsbudget
Markedsføringsomkostninger refererer specifikt til alle omkostninger planlagt til markedsføring. Markedsføringsomkostninger er bekvemme at opdele på månedsbasis på grund af sæsonvariationer og likviditetsprognoser. Vores eksempelvirksomhed investerer mest i Google-annoncering fra september til maj.
4. Budget for faste omkostninger
Faste omkostninger refererer til omkostninger, der ikke afhænger af de produkter eller tjenester, virksomheden sælger. Disse inkluderer fast løn, relaterede personaleomkostninger og periodiseringer. Lad os antage, at virksomheden betaler sælgere en løn på 3.000 € pr. måned i henhold til ansættelseskontrakten. Hver medarbejder optjener 2,5 feriedage pr. måned.
5. Investeringsbudget
Investeringer refererer til allokering af penge til immaterielle eller materielle aktiver, der forventes at generere indtægter for virksomheden normalt i mere end 12 måneder. I vores eksempel købte virksomheden kvalitetscomputere til sælgerne allerede i begyndelsen af januar, som anslås at holde i mere end tre år. Anskaffelsesomkostningerne for computerne var i alt 10.000 €, og en afskrivningssats på 25 % godkendt af skattemyndigheden for maskiner og udstyr anvendes.
Budgetscenarier
Som de mest opmærksomme allerede har bemærket, er vores eksempelvirksomheds likviditet ret anstrengt, før driften går i break-even. Hvis noget negativt overraskende skulle ske i det første driftsår, ville virksomheden sandsynligvis være i en likviditetskrise. Omvendt, hvis noget positivt overraskende skulle ske, er det værd at forberede sig på det også. For hovedbudgettet udarbejdet fra delbudgetterne giver det mening at oprette best og worst case-scenarier ud over det neutrale scenarie. De hjælper med at forberede sig på uventede situationer.
Prognoser
Ligesom enhver spydkaster skal en virksomhed også lære af sine fejl og optimere sin drift for at få succes. Forestil dig, at det efter de første tre måneder ser ud til, at årsbudgettet vil blive overskredet eller underpræsteret. Takket være prognoser kan den resterende periode opdateres til at matche den aktuelle situation, og nødvendige foranstaltninger kan planlægges i god tid.
Ved at oprette kortsigtede prognoser ved siden af årsbudgettet kan virksomheden således overvåge udviklingen af sin økonomiske situation tættere og reagere hurtigere. Årsbudgettet bør dog bevares som det er for at evaluere opnåelsen af større milepæle.
Hvordan
Top-down og bottom-up budgettering
Budgetforberedelse i virksomheder ledes normalt enten top-down eller bottom-up. I førstnævnte sætter virksomhedsledelsen økonomiske mål, operationelle mål og målinger, som leveres til den udførende part. I sidstnævnte, mere deltagende model, går retningen den anden vej.
Hvis hver sælger i virksomheden kunne budgettere sit eget salg for den kommende periode, ville budgettet være bottom-up. For at opmuntre sælgere kunne virksomheden oprette et omkostningssted for hver i regnskabet, hvorfra sælgeren nemt kunne se sin budgetpræstation og opdatere sine prognoser efter behov.
Opfølgning på faktiske tal og sammenligning med budget og prognoser
At sammenligne den faktiske resultatopgørelse og balance med manuelt udarbejdede budgetter bliver hurtigt arbejdskrævende og frustrerende. Et populært alternativ er de nyeste software til økonomistyring og rapportering, hvor faktiske tal automatisk opdateres i softwaren.
Opfølgning på faktiske tal er gjort så ubesværet, at det kan gøres af alle med adgangsrettigheder. Budgettet og dets afvigelser kan hurtigt læses fra koncise visuelle grafer og diagrammer.
Noget software til økonomistyring og rapportering tilbyder også virksomheder muligheden for at tilpasse en grænseflade skræddersyet til deres specifikke behov. Gennem den kan f.eks. ledelsen med et blik overvåge hver sælgers salg og bruttomarginer samt de vigtigste nøgletal for virksomhedens drift.
Finadeck hjælper med budgettering
Finadecks AI-drevne SaaS-software er designet til at hjælpe virksomheder med konsolidering, resultat- og balancebudgetter og prognoser, pengestrømsprognoser og BI-rapportering.
