Sallila Energia rakentaa yhtenäistä talousohjausta, Finadeck turvaa historiatiedon järjestelmävaihdoksessa ja tehostaa konsernin täsmäytyksiä

Sallila Energia -konserni on kehittänyt Finadeckin avulla konsernilaskentaa, raportointia, budjetointia ja kassavirtaennustamista. Seuraavaksi Finadeckilla on keskeinen rooli myös erillisyhtiöiden taloushallinnon järjestelmäuudistuksessa: Visma L7:n historiatiedot säilyvät käytettävissä ja vertailukelpoisina uuden taloushallinnon ohjelmiston tietoihin nähden. Lisäksi konserni odottaa Finadeckin uuden konsernin sisäisten erien täsmäytystoiminnallisuuden säästävän merkittävästi aikaa kuukausisuluissa ja poikkeamien selvittämisessä.

Yli satavuotias energiakonserni tarvitsee yhtenäisen näkymän talouteen

Vuonna 1914 alkunsa saanut Sallila Energia -konserni toimii sähkön tuotannossa, siirrossa sekä energiapalveluissa. Emoyhtiö Sallila Energia Oy omistaa Sallila Sähkönsiirto Oy:n kokonaan ja Sallila Energiapalvelut Oy:stä 70 prosenttia. Sallila Sähkönsiirto huolehtii paikallisesta sähkönjakelusta ja Sallila Energiapalvelut tarjoaa valvomo-, mittaus- ja ICT-palveluita.

Lähtötilanne: vähemmän apu-Exceleitä, joustavampaa raportointia

Aiemmin konsernitilinpäätös, konsolidointi, budjetointi, ennustaminen ja raportointi hoidettiin toisella ohjelmistolla. Muuttuviin tarpeisiin vastaavien raporttien rakentaminen edellytti ajoittain asiakastukea. Erillisyhtiöt halusivat kehittää kustannuspaikkojen kannattavuuden seurantaa ja ryhmittelyä sekä yhtenäistää talouden ohjausta.

Budjetointi tehtiin pääasiassa apu-Exceleissä. Käyttöomaisuuden poistot, lainojen korot ja lyhennykset sekä investointien vaikutukset vaativat manuaalista työtä, mikä hankaloitti erityisesti tase- ja kassavirtaennusteiden muodostamista. Myös ennestään toimivaa konsernikonsolidointia haluttiin automatisoida pidemmälle.

Finadeck yhdistää raportoinnin, budjetoinnin ja konsernilaskennan

Sallila valitsi Finadeckin, joka kokoaa BI-raportoinnin, budjetoinnin, ennusteet, kassavirran suunnittelun ja konsernitilinpäätöksen yhteen ohjelmistoon. Käyttöönottokoulutuksen avulla konserni pystyy rakentamaan muuttuvia raportointitarpeita vastaavia raportteja ja tunnuslukuja. Raportteja laadittiin konsernille, yhtiöille, kustannuspaikoille ja kustannuspaikkaryhmille.

Visma L7:stä tuodut kustannuspaikat ryhmiteltiin Finadeckissa, mikä selkeytti kannattavuuden seurantaa. Finadeckiin rakennetut budjettiajurit mahdollistavat tulosbudjetoinnin suoraan ohjelmistossa kustannuspaikkatasolla. Finadeck kokoaa budjetit yhtiö- ja konsernitasolle. Käyttöomaisuus- ja lainatietojen sekä tase-erien simulointien avulla voidaan laatia myös tase- ja kassavirtaennusteita ja huomioida suunnitellut investoinnit rahoituslähteineen.

Visma L7:n historiatiedot säilyvät vertailukelpoisina järjestelmävaihdoksen jälkeen

Sallila Energia -konsernin erillisyhtiöt tulevat hyödyntämään Finadeckia historiatietojen tietovarastona siirtyessään Visma L7:stä uuteen taloushallinnon ohjelmistoon. Tavoitteena on varmistaa, että vanhan järjestelmän tilikausien data säilyy raportoinnissa vertailukelpoisena myös laskentakohdetasolla.

Ennen siirtymää Sallila täyttää tili- ja laskentakohderelaatiot -Excel-taulukon. Siihen kirjataan niiden kirjanpidon tilien vastaavuudet, joiden tilinumerot muuttuvat uudessa taloushallinnon ohjelmistossa. Lisäksi erillisyhtiöt määrittelevät laskentakohteiden vastaavuudet: mikä uuden järjestelmän laskentakohde vastaa kutakin Visma L7:n laskentakohdetta.

Ennen uuden taloushallinnon ohjelmiston integraation käyttöönottoa Finadeck tallentaa tietokantaansa tiedon siitä, että ennen ensimmäistä uudesta ohjelmistosta luettavaa tilikautta Finadeckiin siirrettyjen tilikausien datalähde on Visma L7. Tämän jälkeen uuden ohjelmiston integraatio kytketään käyttöön ja relaatiotaulukon mukaiset muutokset kohdistetaan Visma L7:stä tuotujen tietojen vientiriveihin. Näin vanha historiadata voidaan esittää uuden tilikartan ja laskentakohderakenteen kanssa vertailukelpoisessa muodossa.

Ratkaisu vähentää tarvetta ylläpitää vanhaa järjestelmää pelkästään taloushistorian raportointia varten ja tukee jatkuvaa vertailua yli järjestelmärajan. Käyttöönoton aikataulu ja lopulliset vaikutukset vahvistetaan toteutuksen yhteydessä.

Uusi IC-täsmäytys lupaa merkittäviä aikasäästöjä kuukausisulkuun

Sallila Energia -konserni näkee Finadeckin uudessa konsernin sisäisten erien täsmäytystoiminnallisuudessa merkittävän mahdollisuuden nopeuttaa kuukausisulkua ja löytää mahdolliset poikkeamat aiempaa tehokkaammin. Tavoitteena on tehdä yhtiöiden välisten erien vertailusta läpinäkyvämpää ja vähentää manuaalista selvittelytyötä. Odotetut aikasäästöt eivät vielä ole mitattuja toteutuneita tuloksia.

Finadeckissa konsernin sisäisten liiketapahtumien tilit on jo määritelty automaattisesti eliminoitaviksi. Myös vähemmistöosuuksien laskentaan liittyvät tositteet muodostuvat automaattisesti, kun konsernirakenne ja tarvittavat määritykset on tehty. Uusi täsmäytystoiminnallisuus täydentää tätä kokonaisuutta erityisesti kuukausisulun laadunvarmistuksessa.

Avaimet käteen -käyttöönotto ja seuraavat kehitysaskeleet

Finadeckin käyttöönotto käynnistyi yhteisellä määrittelyllä, jossa käytiin läpi eliminoitavat tilit, konserniraportit, tunnusluvut, raportointirakenne sekä budjetoinnin ja ennustamisen prosessit. Finadeck toimitti myös käyttöomaisuus- ja lainatietojen tuontiin tarvittavat Excel-pohjat. Konsernitilinpäätöspohjaan muodostuvat tarvittavien kirjausten jälkeen tasekirjan keskeiset laskelmat, ja liitetietoja voidaan täydentää ohjelmistossa.

Jatkokehityksen keskiössä ovat historiatietojen hallittu siirto ja vertailukelpoisuuden säilyttäminen taloushallinnon ohjelmistovaihdoksessa sekä uuden täsmäytystoiminnallisuuden hyödyntäminen. Lisäksi erillisyhtiöillä on mahdollisuus automatisoida käyttöomaisuuskirjanpitoa Finadeckissa.

Kaikki vanhat ja tutut raportit saatiin heti alusta saakka Finadeckiin avaimet käteen -periaatteella, mikä teki käyttöönotosta helppoa ja sujuvaa. Omien raporttien rakentaminen on koettu helpoksi ja loogiseksi. Käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen ja toimintavarmuus on erinomainen.

Tuloksena hallittavampi talousohjaus: myös muutostilanteissa

Finadeck on yhtenäistänyt ja automatisoinut Sallila Energia -konsernin konsolidointia, raportointia, budjetointia ja ennustamista sekä vähentäen manuaalisia työvaiheita. Ohjelmiston rooli laajenee seuraavaksi taloushistorian säilyttämiseen järjestelmäuudistuksen yli. Yhdessä uuden IC-täsmäytyksen kanssa tämä tukee tavoitetta tehdä talouden kuukausiprosesseista sujuvampia ja vertailutiedosta luotettavasti hyödynnettävää.